10 Trucos y consejos para sacar más partido a Excel y Google Sheets - Ideas para tu Empresa
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10 Trucos y consejos para sacar más partido a Excel y Google Sheets

Lectura: 3 min | 11 Ene 23

Autor: Arantxa Herranz

Da igual a qué te dediques: siempre acabarás trabajando con una hoja de cálculo. Ya sea Microsoft Excel o Google Sheets, más de una vez y más de dos habrás tenido que editar texto, números, fórmulas y gráficos en estas potentes aplicaciones.

Puedes ahorrar mucho tiempo y ganar en eficiencia si sabes algunos de los trucos que tienen estas potentes herramientas y que harán que tu trabajo diario sea más cómodo y eficiente.

Abreviaturas automáticas

Si tienes que rellenar muchas veces las celdas de tus hojas de cálculo con los mismos nombres (por ejemplo, de productos, de clientes, empleados, de tiendas…) puedes utilizar abreviaturas y que, gracias a las opciones de autocorrección, Excel te las cambie automáticamente. Ve a Herramientas – Opciones de autocorrección. En el cuadro de diálogo que se abre, pon qué hay que reemplazar por qué y, a partir de ese momento, Excel identificará el cambio y lo hará por ti.

Usar Translate en Google Sheets

Si quieres que los términos de una hoja de cálculo estén en una nueva columna traducidas a otro idioma, puedes incluir Google Translate en Google Sheets. Basta con que en la celda pongas “=GoogleTranslate” y comprobarás que te aparece una sugerencia para que puedas terminar de realizar el proceso. Deberás abrir paréntesis, poner entre comillas el texto que quieres traducir, el idioma en el que está el texto original y al que lo quieres traducir.

 

Simplificar fórmulas nombrando celdas

Las hojas de cálculo tienen integradas muchas fórmulas con las que poder hacer grandes cálculos. Pero puedes simplificar algunas de estas operaciones renombrando las celdas. Por ejemplo, si quieres saber cuál es el beneficio que te queda, en lugar de pedirle a Excel que calcule A83-C83, puedes indicarle con todas las celdas A son “ingresos” y las C “coste”. En la celda donde quieres el resultado, basta con que le indiques “=ingresos – coste” para que tengas la operación hecha.

Añadir datos de otras fuentes

Si estás trabajando un una hoja de cálculo de Google y quieres conectar los datos con otro archivo ya existente, prueba la opción “=IMPORTRANGE()” y entre paréntesis añade el link de la otra base de datos (puede ser otra hoja de datos de Google o, incluso, de la Wikipedia) y, seguido de una coma, los valores que quieres (por ejemplo, “Hoja3! C:D”).

Copiar datos que cumplen un criterio

Si tienes una gran hoja de cálculo y, en lugar de utilizar los filtros, quieres copiar en otra hoja, en otro lugar o incluso en otro libro los datos, pero solo aquellos que cumplan un determinado criterio, hay una forma de hacerlo. Ve a Datos- Avanzadas y primero di cuáles son los datos que quieres copiar, qué criterio quieres seguir (por ejemplo, el nombre de un producto concreto, de un cliente…) y luego dónde lo quieres pegar. Solo te mostrará los datos que cumplen esa condición.

 

Proteger filas y columnas

Puede que tu hoja de cálculo esté en un lugar compartido al que pueden acceder más usuarios. Para evitar que ocurra un error fatal y se pierdan algunos datos importantes, puedes bloquear determinadas hojas y rangos para que nadie pueda modificar la información. Para ello, ve a Datos- Proteger hojas e intervalos y selecciona lo que quieres bloquear.

Añadir muchas filas de golpe

Si estás editando una hoja de Excel y quieres añadir varias filas, en lugar de ir una por una, puedes seleccionar, en las filas ya creadas, el número de nuevas filas que quieres añadir (3, 5, 27…) y, con el botón derecho del ratón, insertar. Las nuevas filas se incluirán de golpe encima de la primera seleccionada.

Pasar de columnas a filas o viceversa

Puedes encontrarte con una base de datos al que, por diferentes razones, te gustaría cambiarle el orden de cómo están las cosas, de forma que lo que aparece en columnas sean las filas y viceversa. Tan solo tienes que copiar el área que quieras modificar y en pegar, despliega el menú hasta Trasponer.

Comprueba si el mail es correcto

En la base de datos de clientes o contactos puedes tener su dirección de correo electrónico. Puedes comprobar que no contiene errores (que se te haya olvidado la arroba o el punto de separación del nombre y la extensión del dominio, por ejemplo). Para ello, puedes preguntar en una celda “=ISEMAIL” en las hojas de Google y te dirá si está correcto o no.

Deja que la IA trabaje por ti

Si estás en Google Sheets, prueba a darle en el botón inferior izquierdo la opción de Explorar. Gracias al uso de la Inteligencia Artificial, podrás encontrar algunos datos interesantes sobre tu hoja de cálculo y algunos gráficos ya hechos con los que te podrás ahorrar mucho trabajo.

Las aplicaciones ofimáticas tienen muchas más prestaciones de las que muchas veces somos capaces de utilizar. Pero estamos seguros de que estos pequeños trucos pueden servirte y ayudarte para que tu manejo diario con las hojas de cálculo sea más sencillo, más rápido y efectivo.

 

Autor

Arantxa Herranz

Periodista y freelance. Especializada en tecnología e innovación, Internet, papel, radio.

Le puedes encontrar en:

Twitter: @aherranz

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