Cinco claves para gestionar tu equipo en teletrabajo
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5 claves para gestionar tu equipo en teletrabajo

Lectura: 3 min | 13 Abr 20

Autor: Arantxa Herranz

La actual crisis del coronavirus ha obligado a numerosas empresas a adoptar medidas y nuevas formas de trabajo, para las que muchas de ellas no estaban bien preparadas. Por eso hoy, vamos a darte algunos consejos para que gestionar tu equipo en teletrabajo sea todo un éxito.

 

Organización y coordinación del trabajo

Gestionar a distancia siempre requiere de una coordinación y organización muy precisa. Por tanto, procura establecer objetivos claros, tareas, responsabilidades y prioridades para cada uno de los miembros de tu equipo, tanto a corto plazo (semanalmente) como a medio (mensual). Asegúrate que tienen claro el resultado que esperas de esas tareas, cuándo necesitas que estén realizadas, con qué recursos o apoyos cuentan, qué barreras se pueden encontrar y cómo pueden superarlas, etc. Además, fija con ellos de qué forma y cuándo haréis seguimiento periódico de los avances que se vayan produciendo en el cumplimiento de esas tareas. También puedes consensuar determinadas reglas como plazo de respuesta a mensajes o emails, limitar las llamadas a deshoras, etc.

Herramientas digitales

Conocer y analizar qué herramientas digitales de colaboración y comunicación de las que existen actualmente son las que mejor se ajustan a las necesidades de tu equipo es una de tus tareas principales como responsable. Ten en cuenta que no todas las personas tienen los mismos conocimientos y habilidades en el uso de esas aplicaciones, por lo que, en ocasiones, tendrás que ayudarles a que su adaptación y manejo de estas herramientas de teletrabajo sea lo más rápida posible. También asegúrate de que cuentan con los dispositivos y conectividad (redes móviles y fijas) necesaria para realizar con éxito su trabajo.

Herramientas digitales hay muchas y muy interesantes. Por ejemplo, Office 365, G-Suite o ZoHo para la ofimática, Trello para la gestión de proyectos, Slack para la comunicación, Microsoft Teams para reuniones virtuales, chats o compartición de archivos en grupos de trabajo, Dropbox para almacenar documentos, Doodle para calendarizar reuniones, etc.

Empatía, confianza y motivación

Para muchas personas, trabajar fuera de la oficina desde casa representa un verdadero reto. Sensación de aislamiento, falta de concentración y dispersión, interrupciones familiares… son situaciones habituales que pueden limitar el rendimiento cada uno de los miembros de tu equipo.

Por eso es muy importante que, en tus reuniones con cada uno de ellos, les escuches y seas sensible a cómo están afrontando esta nueva situación para ellos, qué dificultades y barreras están teniendo, qué aspectos de su trabajo les están funcionando mejor, analizar con ellos de qué forma puedes ayudarles, etc.

Como responsable del equipo debes motivarles y reconocerles aquellos logros que estén consiguiendo. Trata de crear un clima y un entorno de confianza y seguridad en su trabajo y el de sus compañeros, fomentando la colaboración y la comunicación abierta y sincera.

Ten en cuenta, que los empleados suelen tomar como referente a sus inmediatos superiores. Si eres abierto y transparente, es más probable que ellos se comporten igual, lo que redundará en una mayor confianza de todo el equipo.

Comunicación frecuente, fluida y cercana

Si la comunicación es una clave esencial para el éxito de cualquier grupo de trabajo, en el caso de los equipos virtuales más todavía, dada la distancia física entre cada uno de sus componentes.

En este caso una vez más, la tecnología se convierte en nuestra gran aliada. Existe un gran número de aplicaciones de mensajería instantánea y videoconferencia que nos pueden ayudar a superar esta barrera.

Por ejemplo, Slack os puede servir para comunicaciones más rápidas y no tan invasivas como el correo electrónico. WhatsApp para mensajes y notas de voz. Zoom para videoconferencias grupales. Microsoft Teams para compartir opiniones directas en sus chats online.

Además de las reuniones de trabajo programadas y calendarizadas en vuestras herramientas digitales, es recomendable mantener también reuniones semanales informales por videoconferencia, a modo de cafés de desconexión y contacto social. Sin duda, esto ayuda muy positivamente a fomentar la sensación de conexión emocional y grupal dentro del equipo.

Evaluación y mejora continua

Revisa y haz análisis periódico de los avances en los resultados y planificación de las tareas de tu equipo, a través de vuestras reuniones por videoconferencia, hojas de seguimiento de proyectos y tareas, etc.

Por ejemplo, Trello o Asana pueden ayudaros en la organización del trabajo y los proyectos de forma intuitiva y muy gráfica. Y Minutes os permitirá completar un acta compartida de todos los temas tratados en vuestras reuniones (asistentes, qué se discutió, acciones a desarrollar y quiénes son responsables de completarlas, etc.)

Además, en esas evaluaciones, trata de enfocar a tu equipo para que generen aportaciones de valor y buenas prácticas que podáis aprovechar todos en relación con el teletrabajo y que os ayuden a mejorar.

 

El teletrabajo representa una fantástica oportunidad para dinamizar la actividad de nuestro equipo virtual e impulsar su crecimiento. Y como hemos visto, gestionar un equipo en teletrabajo no debería ser muy diferente de hacerlo cuando se comparte un espacio físico como puede ser la oficina. Eso sí, es fundamental motivar e inspirar, potenciar las habilidades de cada uno de sus miembros y darles las herramientas para que puedan lograrlo.

Autor

Arantxa Herranz

Periodista y freelance. Especializada en tecnología e innovación, Internet, papel, radio.

Le puedes encontrar en:

Twitter: @aherranz

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