5 herramientas digitales para un teletrabajo eficiente
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5 Herramientas teletrabajo

5 herramientas digitales para un teletrabajo eficiente

Lectura: 6 min | 16 Abr 20

Autor: Jose Manuel Sanchez

El teletrabajo es una fórmula productiva que se ha venido extendiendo en los últimos años en muchas grandes empresas y “startups”. Entre sus ventajas destaca la mejora en la conciliación familiar, la eficiencia en la organización y la agilidad en la búsqueda de objetivos. Pero para ser productivos se requiere de un amplio dominio de herramientas digitales.

Tu negocio se puede llevar perfectamente fuera de la oficina. El desafío es potenciar tu capacidad de ser multitarea y adecuarte el ritmo de trabajo establecido. Ahora más que nunca, tu ordenador y tu móvil es tu oficina. Estés donde estés.

Slack 

Slack es una de las más exitosas herramientas de flujo de trabajo. Presenta una interfaz de usuario muy intuitiva y permite vincular distintos servicios digitales porque ejerce de plataforma horizontal. Así, los usuarios pueden añadir desde el ecosistema en la nube de Google para poder realizar proyectos de ofimática y compartirlo entre tu equipo para ser revisados o aportar ideas.

También se puede incluir aplicaciones de videoconferencia como Zoom o Bluejeans, así como calendarios o sites de almacenamiento en la nube (Dropbox, OneDrive). Se pueden añadir a toda la empresa o a un perfil. De esta manera, los integrantes de un equipo pueden tener a mano desde un mismo entorno todos los informes, documentos o presentaciones necesarios para el buen funcionamiento de la empresa de una manera ágil y accesible desde cualquier dispositivo.

Por poner un ejemplo, si una empresa de fisioterapia realiza un nuevo procedimiento de atención a los clientes, el responsable de elaborar el protocolo puede subir el contenido fácilmente al sistema para que el resto de trabajadores puedan descargarlo para su consulta. Otro ejemplo: una microempresa dedicada al mantenimiento informático puede almacenar directamente el proyecto en el que están trabajando. Imagínate las posibilidades en cualquier pyme que decida optar por el teletrabajo.

Al contar con un espacio multitarea, los trabajadores pueden comunicarse entre sí por medio de distintas formas, ya sea videollamadas o mensajes, incluso en privado. El servicio incluye un apartado que se denomina “canales” y que permite organizar todas las tareas de manera eficiente. Por ejemplo, un usuario puede crear un apartado que se denomine “Presentaciones de Marketing” desde donde el resto del equipo podrá consultar todo el trabajo fácilmente. O “Temas”, es decir, propuestas que se pueden ir viendo para completarse en días venideros.

De tal manera que el responsable de equipo puede darle prioridad a las tareas asignadas. Lo más importante es que se pueden mantener conversaciones altamente productivas. A su vez, se puede consultar los datos personales de todos los trabajadores de la empresa y tener acceso a distintas formas de comunicación. En definitiva, para una empresa que necesite comunicación y sea una microempresa de menos de cinco empleados, esta es una opción recomendable.

 

 

Trello 

Similar a un tablón de anuncios, esta herramienta permite establecer conversaciones dirigidas a la organización del trabajo. Es muy original y fácil de usar. A diferencia de Slack, este servicio se ejecuta por tarjetas. La idea es organizar todo el proceso de tu empresa en tablones interactivos muy fáciles de consultar. Porque ahí reside su gran secreto. Trello funciona a modo de pizarra en la que se van destacando las distintas fases de un proyecto y los empleados escogidos para su realización.

De esta manera, los participantes pueden ir añadiendo tareas destacadas, incorporar propuestas en diferentes formatos. Todo queda perfectamente ordenador a la vista de todos los miembros de un equipo. En el caso de una pyme con pocos trabajadores puede ser ideal para preparar las tareas asignadas a lo largo de la semana.

Imagina una pequeña firma en la que los jueves se ha decidido el día de pagos. Con este servicio, que se puede consultar desde dispositivos móviles, el responsable puede crear un tablón que indique las distintas tareas, desde pagar, cobrar o enviar facturas. Lo suyo es utilizar los códigos de colores para saber en qué estado se encuentran para que todos los trabajadores sean a simple vista lo que tienen que hacer.

Otra utilidad puede ser para un equipo que tenga que diseñar una cartelería y eslogan para una campaña de publicidad y, por medio de estas etiquetas, puedan saber si está pendiente o se ha completado la tarea. El tipo de pyme recomendable para el empleo de esta “app” es aquella que requiera de organizar bien los proyectos y que el tamaño de la plantilla se encuentre en torno a cinco trabajadores.

Teams

Chat, llamadas, reuniones y colaboración. Así es esta herramienta de Microsoft, que aprovecha todo el ecosistema en la nube de Office 365 e integra tanto a usuarios, contenido y herramientas para mejorar la eficacia. Los empleados de una pyme, por ejemplo, pueden ir publicando las actividades que van desempeñando de una manera ágil. Y, sobre todo, destacando los aspectos más importantes para tener en cuenta en el buen funcionamiento laboral. La idea es reducir a la mínima expresión el uso de los correos electrónico, al menos en un ambiente interno.

El servicio, con una interfaz muy intuitiva, permite desde realizar reuniones desde cualquier lugar y pasar al instante de un chat grupal a una videoconferencia con solo pulsar un botón. Un empleado puede adjuntar un documento en formato Word para que sea revisado por su superior, así como establecer una comunicación bidireccional de una forma rápida. Así, en cualquier momento y desde cualquier lugar se puede pedir una sugerencia o una simple ayuda a la persona más adecuada para hacerlo.

Otra de las grandes aportaciones del ecosistema de Microsoft tiene que ver con la preparación y organización de las reuniones. A través de ellas se puede comunicar en distintos formatos con los miembros del equipo, chatear con los participantes sobre el orden del día o compartir los archivos que tiene que ser analizados. Pero, además de todo ello, llevar un seguimiento de las tareas pendientes y acceder a la grabación de la llamada a posteriori por si alguien no ha podido asistir. Está muy enfocada a pequeñas y medianas empresas con necesidades más de organización y comunicación interdepartamental.

Zoho

Con la misma filosofía que las anteriores, Zoho es una herramienta de gestión de proyectos basada en la nube que permite planificar todo el trabajo, sus fase y llevar un un seguimiento de manera eficiente. Y, por supuesto, colaborar con un equipo (pequeño o grande) para poder poner en conocimiento las actividades que se van completando para el buen desempeño de una empresa.

Una pyme le puede sacar bastante provecho para ir marcando todas las acciones del negocio, los momentos del mes importantes a tener en cuenta, los eventos que marcan el rendimiento. Todo ello se puede analizar fácilmente desde cualquier dispositivo, incluso los teléfonos móviles. Está inspirado en los diagramas de Gantt, una metodología que permite planificar y programar tareas a lo largo de un período determinado en base a una visualización de las acciones previstas cuya máxima es la facilidad. Mediante el uso de escalas cromáticas, los usuarios pueden ver a simple vista el estado de las tareas asignadas, permitiendo así conocer incluso una posible desviación.

La herramienta es, además, muy completa. Ofrece desde un servicio de chat para que fluya la comunicación de maner bidireccional. Se pueden hacer incluso videollamadas con hasta cien interlocutores. De tal manera, que las reuniones de proyectos se pueden agilizar fácilmente. Y, con empleados a cargo, esta una buena forma para estar al tanto de las cuestiones principales incluso si por regla general o por el confinamiento por el coronavirus los empleados no pueden estar físicamente al lado. Si una pyme necesita llevar a cabo acciones de comunicación y alertas, estas se pueden programar fácilmente para que agilizar procesos gracias a la automatización.

Desde un apartado destinado a las hojas de proyectos, los usuarios pueden generar facturas de manera sencilla a partir de las horas trabajadas, algo útil para determinados negocios. A su vez, se puede integrar distintas aplicaciones propias o de terceros como Dropbox (almacenamiento en la nube), todas las propuestas de Google o Microsoft en materia de ofimática o almacenamiento, así como integración con distintos CRM (Customer Relationship Management o Gestión de las relaciones con clientes) de gran utilidad para llevar una ficha de clientes. En este caso, se puede recomendar a pymes de unas diez personas con un enfoque de comunicación tanto interna como externa.

Asana

La idea que sostiene a Asana es ir más allá de las listas de pendientes. Y, para ello, permite utilizar una serie de funciones para planificar y gestionar proyectos desde el principio hasta el final. Mediante un panel interactivo muy intuitivo, los usuarios pueden ir asignando tareas a distintos empleados a lo largo del calendario. Desde 2016 incluyó una visión en forma de tableros como Trello.

Por ejemplo, una pyme dedicada al comercio de venta directa puede crear un diagrama en el que el primer día de un determinado mes un trabajador sepa que tiene que trabajar en un horario o hacer una tarea concreta que se pueda prolongar en el tiempo. Así todo el equipo sabe en qué está metido porque van a tener acceso a la misma información. Desde ese ”timeline” o línea temporal, un emprendedor puede ir desgranando otras tareas como “realizar pedido a un proveedor en particular” o “reponer la mercancía que llega el tercer día”. Todos pueden tener en claro lo que tienen que hacer. Y, como es obvio, permite conocer de cerca las tareas pendientes. Para agilizar el trabajo, el servicio incluye distintos apartados de comunicación digital reduciendo así interferencias externas. Es todo muy intuitivo y sencillo de manejar. Una de las pegas es que tiene una vocación digital, con lo que no es posible utilizarla fuera del entorno de internet.

El servicio permite vincular otras herramientas digitales destinadas a otras áreas como la ofimática en la nube para poder hacer informes y documentos como Office 365, gestionar el correo electrónico como Outlook o Gmail, así como herramientas de clientes o almacenamiento de archivos (OneDrive). Incluso se puede tener acceso directamente a plataformas de automatización y creación de boletines informativos como Mailchimp si se utiliza en la empresa. Hasta es posible asociarlo a alguna de las aplicaciones consultadas como Slack al incluir otras particularidades extras que para determinadas pymes quizá se necesitan. Está altamente recomendada a pequeñas empresas de menos de diez trabajadores cuyas necesidades se encuentren en la comunicación con el personal y la organización de proyectos concretos.

Autor

Jose Manuel Sanchez

José M. Sánchez «Daze» es periodista. Tras pasar por redacciones como «Las Provincias», Onda Cero o «20 minutos», desde 2009 trabaja como redactor en «ABC», por donde ha desempeñado diversas tareas como redactor de deportes, community manager y social media strategist, redactor de continuidad y cultura hasta su desembarco en ABC Tecnología, cargo que ocupa desde 2012.

Le puedes encontrar en:

Twitter: josedaze

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