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7 consejos para hacer videoconferencias con tu empresa

Lectura: 4 min | 23 Mar 20

Autor: Arantxa Herranz

La actual situación de estado de alarma y confinamiento que estamos viviendo por el coronavirus ha provocado que muchas empresas tengan que apostar de manera masiva por el teletrabajo para garantizar su actividad y, sobre todo, la seguridad de sus trabajadores.

A muchas personas, este cambio tan radical en nuestra forma habitual de trabajar y relacionarnos con nuestros compañeros, proveedores o clientes fuera de la oficina, les está costando mucho más de lo que pensaban. Hay que recordar que, hasta ahora, solo un 7,9% de las personas ocupadas hacen teletrabajo según datos de la consultora de Recursos Humanos Adecco.

Por eso, en Ideas para tu Empresa queremos darte algunos consejos para que tus videoconferencias y reuniones virtuales con tu equipo te salgan igual de bien o mejor que si estuvierais en la oficina.

Comprueba todos los equipos y conexiones antes de hacer la llamada

“No os oigo”. “Nosotros a ti sí, pero no te vemos”. “Se ha cortado, ¿puedes volver a repetir?” “No, no estás compartiendo la pantalla de tu ordenador”. Seguro que estas situaciones te son familiares… Por eso, la primera medida antes de hacer cualquier tipo de videoconferencia es que todos los participantes se aseguren, antes de entrar en la reunión virtual, que tienen todo lo necesario (cámaras, micrófonos, altavoces…) y que todos los dispositivos funcionan correctamente. También es conveniente que todos los asistentes estén familiarizados con la herramienta digital que se haya decidido utilizar, de manera que puedan poner su micrófono en silencio si no van a hablar y que saben cómo pueden compartir su pantalla, llegado el caso.

En este punto, también se recomienda buscar un sitio lo más cómodo y agradable posible. Todo el mundo sabe que no estás en la oficina, pero cuida tu apariencia. Además, elige un sitio tranquilo, que se te vea bien y que el fondo sea lo más neutro posible (evita ventanas por las que entre mucha luz porque provocará contraste y tus compañeros no te verán bien)

Sé flexible y empático

Todo lo dicho en el punto anterior no quita para que no nos falte la empatía y la flexibilidad si a uno de los asistentes le falla el equipamiento técnico o no se manejan con soltura con las herramientas digitales de videoconferencia. Importante también es respetar los turnos de palabra. Esperar a que cada persona acabe de hablar antes de intervenir, porque si todos los miembros de la videoconferencia hablan a la vez, la reunión terminará convirtiéndose en un caos.

Planea una agenda y ve con los deberes preparados

Una reunión virtual no debería diferenciarse mucho de una presencial. Así que deberías aplicar los mismos consejos que para cualquier otro encuentro: la reunión debe tener un propósito claro. Debe tener una agenda con unos determinados puntos del día que han sido dados a conocer al equipo con anterioridad. Todos y cada uno de los participantes deben llevar los deberes hechos. Si el tiempo apremia, cuando estamos a distancia aún más para no saturar el ancho de banda de la red. Así que, por favor, puntualidad.

Haz las presentaciones oportunas

Antes de hablar, preséntate. Y, antes de iniciar la reunión, es bueno que todos los presentes puedan identificarse, presentarse y saber cuál es su cometido dentro de la reunión. Esto evitará malentendidos. Hay que dejar claro quiénes tienen voz, voto y las consecuencias y objetivos de cada reunión.

Graba y toma notas de la reunión

Hay sistemas de videoconferencia que permiten grabar y, luego, transcribir lo dicho en la reunión. Pero nunca está de más que una de las personas presentes sea la encargada de tomar notas sobre lo que se dice y se acuerda en la reunión, con el fin de redactar un acta de la misma. Estos documentos son una forma efectiva de documentar los puntos importantes discutidos en la reunión y garantizar que todos los miembros del equipo están coordinados, especialmente aquellos que no pudieron asistir a la llamada.

De hecho, se debe llevar un registro de todas las reuniones, con el fin de que todo el equipo sepa el momento actual de cada proyecto y pueda acudir a estos repositorios de información para consultarlos en caso necesario. Sirven para plantear la siguiente reunión y ver la consecución de logros y objetivos.

Mira a la cámara como si estuvieras mirando a los ojos de tu interlocutor

Es importante recordar que las videoconferencias son esencialmente interacciones en persona que permiten a las empresas comunicarse de manera más efectiva. Así pues, cuando hables, mira a la cámara en lugar de mirarte a ti mismo hablando en la pantalla del ordenador o teléfono. Esto, aunque no lo creas, ayudará al resto de los participantes de la reunión a sentirse presentes y partícipes.

Elige bien tus materiales

Comprueba que has distribuido la documentación o los enlaces necesarios que se van a tratar en la reunión para que todo el mundo sea capaz de seguirla. Elige para ello archivos ligeros y que se puedan abrir en cualquier dispositivo, como los PDF. También puedes utilizar recursos visuales durante la reunión, con el fin de mantener la atención y fomentar la participación de los asistentes. Pero no abuses de ellas: pueden acabar siendo algo molesto y saturar de información.

Como vemos, las reuniones a distancia, bien con solo parte de tu equipo o con todos sus miembros, no tienen por qué diferenciarse mucho del resto de encuentros presenciales que ya manteníais. Simplemente hay que tener una actitud positiva, un poco de metodología y saber adaptarse a este nuevo entorno laboral más digital, pero a la vez lleno de nuevas oportunidades.

Autor

Arantxa Herranz

Periodista y freelance. Especializada en tecnología e innovación, Internet, papel, radio.

Le puedes encontrar en:

Twitter: @aherranz

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