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Exportación: Trámites legales y documentación necesaria

Lectura: 4 min | 11 Sep 17

La mejora de las comunicaciones ha facilitado la exportación de productos y servicios de muchas empresas españolas, que ven en el mercado común y el comercio internacional una oportunidad de aumentar sus beneficios. Sin embargo, hay algunos trámites legales que cumplir antes de comenzar. Descubre paso a paso cómo exportar.

Si tienes una empresa, sabrás que el comercio exterior es una ventana de posibilidades que permite incrementar exponencialmente el volumen de negocio y abrir tus productos a nuevos mercados.

Solo entre enero y abril de 2017 se exportaron desde España bienes por valor de 90 mil millones de euros, según las estadísticas del ICEX (de las que además se extrae que Francia es el primer cliente de España, ya que absorbe el 15,5% de las exportaciones). Muchas Pymes han apostado ya por la internacionalización y comienzan a exportar sus productos al extranjero, atraídos por las menores trabas burocráticas y la mejora de los sistemas de comunicaciones.

Sin embargo, esto no es óbice para que exportar sea todavía un proceso que requiere de un estricto cumplimiento de la legalidad vigente. Y no solo nos referimos a las leyes del país de origen, sino también de las del territorio de destino. En España, instituciones asesoras como el ICEX simplifican en proceso con sus conocidas apps, que dotan al empresario de recursos de ayuda para derribar las barreras del comercio exterior.

La planificación, clave antes de exportar

Decidir exportar suena muy bien. Nuevos mercados, nuevas oportunidades y mayores probabilidades de aumentar los beneficios. Sin embargo, antes de lanzarte y dar el paso, debes tener en cuenta varios aspectos legales y de estrategia si deseas que la diversificación territorial de tu empresa sea un éxito:

  1. La exportación es un proceso que conlleva unos costes. Antes de definir tu estrategia, consulta las ayudas disponibles. Instituciones como el ICEX fomentan la exportación y la inversión de las Pymes españolas con líneas de crédito como FIEM, que permite financiar proyectos de hasta 3 millones de euros con un proceso de aprobación más rápido y menos burocratizado que otros.
  2. Es necesario elegir un buen partner de envío, ya que cada uno es especialista en un sector determinado y en unas rutas en concreto. Hay algunos aspectos importantes a la hora de elegir operador logístico, como la calidad o la flexibilidad, aplicables tanto a un gran envío como para un courier.
  3. Conocer las particularidades del envío y tener preparado un plan B. Por ejemplo, saber que en China puede haber retrasos por las múltiples escalas de sus rutas, y que si una mercancía pierde un embarque en el puerto de Beijing, hay que disponer de una ruta alternativa que le permita seguir viajando y llegar a tiempo al destino.
  4. Si el producto se estropea durante el viaje, el comprador puede devolverlo para su reparación. En este caso, es importante indicar claramente que este envío se trata de un “Retorno de Mercancía para Reparación sin Valor Comercial”. De este modo, se impide que se solapen sobrecostes tarifarios y aduaneros innecesarios.

La documentación legal, siempre en regla

Hay pocos procesos que dependan de tantos factores como la exportación internacional, en la que intervienen las legislaciones de múltiples países, reglas de comercio internacional e incluso variables geopolíticas.

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Por eso, prepararse y tener toda la documentación en regla es esencial para evitar trabas legales y retenciones aduaneras, incidentes que podrían incluso echar a perder el negocio. Hay varios tipos de documentos que no deben olvidarse:

Documentos comerciales

  • Factura comercial: documento administrativo que emite el vendedor al realizar la expedición de la mercancía y tiene una función de carácter contable, tanto para el vendedor como para el comprador.
  • Albarán: exposición de los diferentes objetos exportados.
  • Certificado de origen: es un documento que acredita el lugar de origen de tus mercancías y condiciona el tratamiento que se da a las mismas al llegar a un determinado territorio aduanero.
  • Cuaderno ATA: es un documento de exportación temporal de un producto a un país no comunitario y garantiza la posterior reimportación de la mercancía sin tener que liquidar los aranceles e impuestos que gravan la importación. Por ejemplo, si debes llevar maquinaria al país destino para la producción de un determinado bien y luego retornarla.

Documentos de transporte

  • Bill of Lading: es un documento que se entrega al embarcador junto a las mercancías y demuestra la existencia de un contrato de transporte, otorgando derechos sobre las mismas. De esta forma, se acredita la posesión de la mercancía.
  • En caso de que el transporte se realice por vía aérea, se trata de un documento donde va inscrita toda la carga que lleva la nave y debe entregarse en aduanas.
  • CMR: es la carta de porte para transportes por carretera que justifica el envío. Consta de cuatro copias: una para el exportador, otra que acompaña a las mercancías durante todo el viaje, otra para el comprador y una última para la administración.

Documentos de aduana

  • DUA (Documento Único Administrativo): es el formulario que se presenta ante la aduana para el despacho (no es necesario en movimientos entre países de la UE). Tiene los efectos de una declaración tributaria, y de ahí la importancia de que el agente de aduanas identifique y clasifique correctamente la mercancía, su partida arancelaria y los importes a declarar.
  • EUR1: es un Certificado de Circulación de Mercancías Sirve para que el importador pague menos arancel en el momento de la importación de aquellas mercancías originarias de la UE destinadas a países con acuerdos preferenciales.

Además, habrá que tener en cuenta los documentos fiscales. En este sentido, exportar fuera de la UE está exento de IVA (aunque sujeto a él), y para presentarlo correctamente bastará con entregar a las autoridades el DUA. En algunos casos excepcionales, como en comercio de alcohol o tabacos, será necesario disponer de una licencia de exportación de ese tipo de productos.

Estos son los principales documentos que puedes necesitar, aunque todo depende del caso concreto. Puedes consultar el listado completo en este recurso del ICEX.

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