Caso de éxito: Zapiens
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Daniel Suarez

Caso de éxito: Zapiens

Lectura: 6 min | 22 Jul 21

Daniel Suárez sorprende desde el mismo minuto en que lo conoces. Economista, emprendedor, profesor, impulsor de iniciativas como ‘Paraísu Startup’ y cofundador y CEO de Zapiens, la plataforma para la gestión del conocimiento y la innovación en las empresas, que opera desde su pueblo, Somiedo, en Asturias. Una startup que empezó con cuatro personas y que ahora trabaja a nivel nacional e internacional. No podemos esperar más para compartir con vosotros el caso de éxito de este joven asturiano. Pura inspiración.

¿Cómo surgió Zapiens? ¿Qué te motivó a crear una plataforma de conocimiento tan innovadora?

Zapiens, como cualquier empresa, nace de una idea! Hace 7 años, tenía una consultoría propia de innovación con la que compartía mi visión de lo que debería ser una empresa, siempre bajo una misma idea de base: conseguir que las personas nos empoderemos con el conocimiento necesario para poder pensar por nosotros mismos, para alimentar nuestra curiosidad y para co-crear entre iguales.

En esta consultoría trabajaba con grandes clientes de retail como Perfumerías de la UZ,  Intersport, Nike… Todos ellos tenían cientos de marcas, una altísima rotación de producto y con equipos de ventas enormes, a las que intentaban formar ¡pero era imposible llegar a toda la empresa!

En una de esas formaciones a un equipo de vendedoras, les pedí algo que a priori parecía muy sencillo: escribir en post-its 10 preguntas:

  • 5 preguntas que no sabían pero que consideraban que debían conocer.
  • 5 preguntas que ellas mismas sí sabían, pero que creían que había otras personas en su equipo que desconocían.

Mi sorpresa fue cuando de esos post-its saqué más de 1000 preguntas sobre conocimiento interno que era crítico para toda la plantilla.

A raíz de esta experiencia me surgieron dos preguntas.

  1. ¿Es posible llegar a todos los trabajadores de una empresa con una formación?
    En 2014 era imposible. Y el déficit de atención, el alto coste de digitalizar los contenidos y lo aburrido de la experiencia dificultaban que pudiera dejar de serlo.
  2. ¿Y si, en lugar de pensar en llegar a todos, conseguimos que con que una persona de la empresa lo sepa ya sea suficiente? Esto era ciencia ficción por aquel entonces.

Estas 2 preguntas fueron el origen de lo que hoy es Zapiens, y las que nos hicieron comenzar a creer y soñar.

¿Cómo funciona vuestra plataforma? ¿Cómo unís inteligencia artificial y gamificación?

Para nosotros el conocimiento es algo tan sencillo como las preguntas y las respuestas, así que nuestra plataforma se basa en ellas. Desde nuestra app, los/as empleados/as de las empresas pueden, por un lado, gracias a las micro-formaciones, pueden aprenden cada día un poquito, 5 o 10mins. La clave es aprender cada día un poquito, en vez de tener formaciones de horas! Así se mantiene la concentración, porque el déficit de atención que tenemos cada vez es mayor, y además es divertido! Gracias a la gamificación, donde vas viendo tus avances en rankings y con logros.

La inteligencia artificial la aplicamos en Zap, nuestro chatbot,  la otra pieza clave de nuestra herramienta. Con Zap, los empleados pueden responder cualquier pregunta que tengan. Te explico: Zap, cuando recibe una pregunta, lo primero que hace es buscar en su base de datos (como cualquier otro chatbot). Si no encuentra la respuesta… Tiene un superpoder: decir “no lo sé” y predecir quién es la persona experta dentro de la empresa que sí lo sabe. Zap le envía la pregunta a esta/s persona/s experta/s y cuando recibe la respuesta, la aprende y la guarda en su base de datos. Así, cuando otra persona de la organización pregunta lo mismo, Zap ya tendrá esa información y no necesitará preguntar a la persona experta.

De este modo, se va creando lo que llamamos “inteligencia colaborativa” entre Zap y todas las personas de una organización. Lo que se consigue es, por un lado, que cualquier empleado pueda resolver sus dudas sin tener que perder tiempo buscando en documentos o buscando a la persona que le pueda ayudar y, a su vez,  las personas expertas se evitan responder preguntas repetitivas una y otra vez. Esto se traduce en un ahorro de tiempo y mejora de la productividad brutal!

Zapiens es una empresa en remoto, ¿Qué os aporta esto?

Ya éramos “friendly-remote” antes de la pandemia y nuestra forma de trabajar siempre ha sido 100% online y deslocalizada, Es parte de nuestra cultura! Toda persona de la tribu puede trabajar desde donde sea feliz… Su pueblo, la playa, la montaña, en la ciudad… Mientras se esté feliz y se trabaje a gusto, el sitio no importa!

En mi caso personal, esto me ha permitido volverme a mi pueblo, que tengo la suerte de que esté en un parque natural y reserva de la biosfera: Somiedo! Para mi es el espacio perfecto para innovar, crear, concentrarse…

Daniel Suárez

En Zapiens desarrolláis interesantes proyectos como PROs de Zapiens, Zapiens Open Education, Paraísu StartUp y algunos más. Háblanos de ellos y qué significan para vosotros

Todos estos proyectos se desarrollan alrededor de nuestro propósito como empresa: hacer accesible el conocimiento.

PROs: Nuestra comunidad de conocimiento abierta, donde la gente crea contenidos reutilizables que puedan servir para otras empresas!

Zapiens Open Education – El proyecto con el que queremos revolucionar el sector educativo, clave para transformar el futuro! Con este proyecto queremos fomentar hacer preguntas, la curiosidad…

En Zapiens el valor + importante es la generación de preguntas y ese cambio cultural hay que hacerlo desde el sistema educativo!

Paraisu Startup – Un anti-evento jaja Cada año desde hace 5 años organizamos esta quedada en Somiedo donde facilitamos un espacio para que el conocimiento surja de forma autónoma y libre, sin que esté acotado… No hay agenda, simplemente nos juntamos un grupo de gente con ganas de compartir, aprender, conocerse… Sobre la marcha la gente propone talleres (de muchísimos temas,, no solo empresa!), rutas por la naturaleza, conciertos…  Entra en nuestra filosofía diversa, remota, libre y autónoma

¿Qué barreras os habéis encontrado durante estos años y cómo las habéis superado?

La más importante nos la encontramos nada más empezar ya que éramos pioneros y la categoría de “gestión de conocimiento” era nueva y no la conocía nadie (o muy poca gente). Superarla implicaba mucha labor pedagógica, debíamos explicarla y hacernos entender con cada nuevo cliente. A día de hoy, con el teletrabajo y la pandemia, esta categoría se ha convertido en una necesidad y cada vez es más frecuente!

¿Cómo ha ido cambiando internamente Zapiens (como empresa y como equipo) a lo largo de estos años?

Cuanto más crecemos, en oportunidades de trabajar en más países y en equipo, más nos damos cuenta de que la gestión de conocimiento es el bien más importante que tienen las empresas y que cada día esta necesidad es más clara. La velocidad para aprender, transferir conocimiento y adaptarse al cambio es lo que diferencia una tribu que lidera el cambio. ¡Internamente lideramos con el ejemplo y vemos en nuestras propias carnes esto!

Si pudierais cambiar alguna decisión que tomasteis o algún error en el pasado ¿Cuál sería?

¡Ninguno! Somos lo que somos por los errores que hemos cometido y el aprendizaje que sacamos de esos errores. De hecho empezamos llamándonos “Blunder” que significaba “el que se equivoca o el que la caga”. Nos cambiamos el nombre porque los americanos no entendían la broma y porque necesitábamos una marca más global que nos representara al completo, pero el “error” está en nuestro ADN.

¿De qué manera ha afectado esta pandemia a vuestro negocio y cómo habéis reaccionado para seguir adelante?

Como te comentaba, nuestro mercado, el de la gestión de conocimiento, era muy desconocido hasta que la pandemia ha acelerado su crecimiento y madurez. Este año hemos recibido el tripe de peticiones que el año pasado! Esto está muy relacionado con que todas las empresas han experimentado una transformación digital “forzosa”. Antes o después se iba a producir, pero de forma más orgánica, no de repente como ha sucedido. Y esta transformación digital conlleva una transformación cultural enorme!

¿Cómo os planteáis el futuro? ¿Hasta dónde llegarán los éxitos de Zapiens?

Nuestra obsesión es seguir mejorando nuestro producto para que permita conectar empresas de forma 100% conversacional y en cualquier plataforma (en teams, por ejemplo) y que además sea accesible para cualquier tipo de empresas (grandes y pequeñas). Con esto, queremos romper las barreras del conocimiento de fuera adentro. Cuando comenzamos, nuestro reto era romper los silos de conocimiento interno en las empresas para que la información y el conocimiento fluyera y se transmitiera entre departamentos. Pero el conocimiento no solo está en la plantilla de una empresa, también está en sus proveedores y en sus clientes. ¿Te imaginas que los proveedores de VF están conectados a través de Zapiens? ¿O que un cliente pueda ayudar a otro? Queremos ser una empresa no solo de employee engagement, también de customer engagement.

Gracias Daniel por charlar con nosotros y compartir tu experiencia y tu visión a la hora de crear una plataforma tan revolucionaria como Zapiens. Un caso de innovación realmente inspirador para nuestros lectores de IdeasParaTuEmpresa.es ¡GRACIAS!