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Claves para elaborar el kit de prensa de tu negocio [Plantilla]

Lectura: 6 min | 16 Ago 19

Autor: Isabel Alba

¿Cómo lograr que un periodista publique una información relevante de nuestra empresa? La relación con los medios de comunicación es una labor que exige constancia en el tiempo, precisión, habilidades de comunicación y respeto por el trabajo del profesional que se encuentra en las redacciones de agencias y medios. Ahora, ha llegado el momento de aprender las normas básicas para diseñar tú mismo las herramientas esenciales con las que relacionarte con los periodistas y elaborar un buen kit de prensa. Te lo contamos a través de 6 claves.

Clave 1: diferencia conceptos

Trabajar en la relación con los medios de comunicación no es hacer una inserción publicitaria. Es ofrecerles un buen tratamiento de la información de tu empresa, de tal forma, que el periodista entienda que es interesante y relevante como para publicarla sin coste alguno, dentro de la sección de noticias del medio. Este concepto es lo que se conoce entre la terminología del sector como publicity, diferente a publicidad, que en inglés sería advertisement.

Entender esta diferencia es esencial porque cuando estamos inmersos en la relación con los medios nuestro contacto directo debe ser el redactor, periodista o locutor; y no el jefe comercial.  Este último estará interesado en que insertemos una cuña publicitaria, un banner o una pieza dentro de un soporte impreso por ejemplo.

Clave 2:  reflexiona sobre la información de tu empresa

Antes de comenzar a contactar con el periodista, debemos evaluar el potencial informativo que tiene nuestra empresa.  Para ello, comenzaremos haciéndonos una serie de cuestiones. A continuación tienes algunas que te darán pistas para saber cómo argumentar  la relevancia de tu información frente al profesional del medio.

Pregunta 1: ¿Qué quiero comunicar?, ¿la información es novedosa, innovadora…?

Pregunta 2: ¿Es mi organización la primera que ejecuta un proyecto así?, ¿dónde?, ¿en mi provincia, mi comunidad autónoma, en España?

Pregunta 3: ¿Tengo datos que corroboren mi información?

Clave 3: haz una eficaz selección del medio

Responder a las preguntas del punto anterior, nos dará una visión sobre la relevancia de la información que queremos comunicar dependiendo del contexto o el área geográfica.  Esto nos permitirá decidir sin contactaremos con medios locales, provinciales, nacionales internacionales.

El siguiente aspecto que deberemos tener en cuenta en la selección del medio, es la sección en la podría interesar más nuestra información (tecnología, economía, local, cultura…).

Clave 4:  identifica un contacto directo

Ha llegado el momento de configurar tu propia base de datos de medios de comunicación de interés para tu empresa. Haz una búsqueda online localizando el correo electrónico . Encontrarás un correo generalista pero, lo ideal es que seas más minucioso en tu búsqueda y anotes un correo de la sección en concreto en la que te gustaría que publicaran la información.

Una vez inicies el primer contacto vía correo electrónico, te sugerimos que llames por teléfono a la redacción para asegurarte que les ha llegado la información. Esta llamada podría ser tu oportunidad para contactar con el periodista que directamente llevaría tu tema y conseguir sus datos. Podrías llevarte alguna que otra sorpresa, al comprobar que tu información quedó perdida en la bandeja de entrada  como parte de la avalancha de correos que reciben los medios cada día.

Clave 5:  selecciona el formato adecuado para tu información

Nota de Prensa. Es el formato más extendido para enviar las informaciones relevantes de tu organización. A continuación, te damos unos breves consejos:

– No te extiendas más de un folio y medio.

– Envíala en Word (facilita la edición).

– Deja bien claro quién la envía (inserta tu logo).

– Incluye la palabra Nota de Prensa (de esta forma, confirmas que es un comunicado de la organización)

– Aporta un contacto directo del portavoz o persona responsable de Prensa.

plantilla nota de prensa

Convocatoria de Prensa. Cuando lo que queremos es invitar a los medios a un evento, presentación pública de un producto o apertura de nuevas instalaciones entre otros, utilizaremos el formato de convocatoria de prensa. Aquí debemos de dejar claro:

– Día, hora y lugar de la convocatoria.

– Personas que asisten (si contamos con una personalidad que nos acompaña, esto habrá que resaltarlo como ‘gancho’ informativo).

– Un titular ayudará a que los periodistas sepan a qué acuden.

plantilla nota de prensa

Dosier de Prensa. Es un documento empleado como material adicional que se suele entregar al periodista en la rueda de prensa o bien para ampliar información cuando así nos lo soliciten. No debemos confundirlo con el dosier corporativo o comercial de la empresa. El dosier de prensa debe contener datos útiles para el periodista, incluso de tu propio sector ya que si el periodista las utiliza, nombrará a tu empresa como fuente fidedigna de información, convirtiéndote en referente. Esto hará que con el paso del tiempo, y tras haber cuidado esta relación, sean los periodistas los que acudan a ti.

Aspectos que podemos incluir en el dossier:

– Introducción de nuestro sector, datos curiosos y nuestro posicionamiento en este contexto.

– Información sobre nuestra empresa (delegaciones, plantilla, facturación…).

– ¿Cuál es nuestro aspecto diferenciador? ¿Algún producto, una línea de servicio?

– ¿Nos han sacado previamente en prensa?  Si es así, incluimos el recorte de prensa.

–  Si tenemos un listado de portavoces (podrían ser varios de diferentes áreas), los incluimos también.

 

Rueda de Prensa.  De todos los formatos con los que contamos para comunicar nuestra información a los medios de comunicación, la rueda de prensa es el que nos va a exigir una mayor inversión tanto económica como de tiempo y esfuerzo. Luego, es recomendable que evalúes varios aspectos:

– ¿Tengo realmente poder de convocatoria como para que los medios de comunicación vengan personalmente a este acto?

– ¿Cuento con alguna personalidad relevante que pueda apoyarme en esta exposición pública?

Si llegados a este punto, decidimos que haremos la rueda de prensa pensaremos en los siguientes aspectos:

– El día. Los lunes y viernes no suelen ser especialmente idóneos para este tipo de actos. La agenda de los medios podría estar ya saturada de otros actos institucionales.

La hora. Las tardes no son recomendables puesto que los periodistas de prensa se encuentran en la redacción elaborando la noticia y los de televisión cerrando los informativos. Igualmente, ten en cuenta que para la televisión, las horas del mediodía tampoco son las mejores puesto que tienen que atender el informativo de la primera edición.

El espacio. Asegúrate que será un lugar con buena luz para los medios gráficos y lo suficientemente amplio como para que puedan convivir fotógrafos, televisiones y periodistas de medios impresos, sin perjudicar el trabajo de cada uno de ellos.

Cuida tu imagen. Verifica que tu imagen corporativa esté en la mesa o lugar próximo donde se desarrollará el acto. Piensa que tanto el plano de un cámara o la fotografía institucional deberán reflejar claramente quién promueve el acto.

Presidencia del acto y disposición. Existe un protocolo entorno a la celebración de la rueda de prensa que aborda tanto el orden de intervenciones como la posición en la mesa (en el caso de que el acto se desarrolle así y no de pie).  Sin extendernos en exceso, te mostraré cuál sería la posición en el caso de contar con una presidencia par o impar.  Normalmente, el anfitrión (el que organiza) ocupa la posición número 1. Aunque en ocasiones, y debido a la relevancia de alguna personalidad invitada, se puede ceder esta posición como rasgo de cortesía.

En cuanto  a las intervenciones, el protocolo más sencillo nos indica que el anfitrión habla en primer lugar y el resto de participantes lo hacen de mayor a menor relevancia según rango protocolario. Si nos encontráramos con que ha habido una cesión de la presidencia,  podríamos optar por dejar la apertura a la persona invitada y nosotros como anfitriones realizamos el cierre del acto.

presidencia

 Clave 6:  mide tu repercusión

Independientemente del formato que hayamos empleado, tras el envío de información debemos de realizar un seguimiento para comprobar en qué medios ha salido la noticia. Es lo que se conoce como hacer un seguimiento del clipping de prensa.

Una vez tengamos esta información podríamos incluso medir ese impacto mediático. Tenemos dos parámetros: el alcance y  la comparativa con la inversión publicitaria. En el primer caso, tendremos que obtener la información del número de lectores, radioyentes o la audiencia del medio en cuestión. Normalmente, encontraremos este dato en cifras anuales o mensuales. Deberemos entonces hacer una aproximación de la audiencia de un día.

Si nos centramos en la comparación con el coste publicitario, igualmente deberemos de conocer cuáles son los precios y descuentos finales que maneja cada medio según los diferentes formatos y deberemos adaptarlos a la pieza que finalmente nos sacaron.

Tomemos como ejemplo un Informe de Press Clipping sobre una marca de sector de la alimentación en un evento celebrado durante las fiestas de una localidad.

Alcance de impactos según:

  • Nº de medios que publican la información: 15 medios digitales e impresos.
  • Alcance: 7.229.224 usuarios.
  • ROI (equivalente en inversión publicitaria): 20.857 €

ejemplo clipping

tabla de medición de impactos

Con estas 6 claves tendrás el conocimiento esencial para mantener una relación fluida y profesional con los medios de comunicación de interés para tu empresa. Si además, identificaste a este colectivo como parte de tus stakeholders, este artículo se convertirá en un “must” para ti.

Autor

Isabel Alba

Lcda. en CC de la Comunicación (especialidad Periodismo). Máster en Dirección de Comunicación Empresarial e Institucional por la Autónoma de Barcelona. Experto Universitario en Protocolo y RRII. Máster en Coach Personal. Extensa formación en el ámbito de la comunicación pública y la oratoria, Comunicación de Marketing, Comunicación de Marca y estrategia de Comunicación Corporativa. Así como Branded Content y transformación digital.

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