Cómo gestionar tus citas previas y reuniones de forma más productiva
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Cita Previa

Cómo gestionar tus citas previas y reuniones de forma más productiva

Lectura: 4 min | 26 May 20

Autor: Arantxa Herranz

Pedir cita previa para ir a un comercio se ha convertido en una nueva rutina. Y, en muchos casos, es algo que se mantendrá incluso cuando lleguemos a esa última fase que se ha bautizado como “Nueva Normalidad”.

Si nuestro negocio ya funcionaba así antes de esta crisis, esta situación no será del todo nueva. Pero tanto si este es tu caso como si te enfrentas a ello de nuevo, permítenos hablarte de algunas herramientas que te permitirán llevar tu calendario de citas de una forma mucho más eficiente y productiva.

Las ventajas de un gestor online

Para gestionar las reuniones de cita previa muchos negocios siguen apostando por la vieja usanza: grandes cuadernos y agendas en las que anotar y tachar los huecos libres, calculando además cuánto tiempo puede demorarse cada una de estas visitas para ni hacer esperar ni perder el tiempo. Otros están encontrando en Whatsapp un nuevo canal. Sin embargo, hay una forma más eficiente y segura de realizar este proceso: a través de una herramienta online.

Un programador de citas online es una aplicación o herramienta que permite a nuestros clientes elegir ellos mismos sus citas a través de Internet. La oferta disponible es muy alta y variada, y algunas de estas opciones incorporan capacidades de administración de negocios y calendario.

Cuando apostamos por estos sistemas en los que los propios usuarios pueden reservar sus citas en los huecos disponibles no solo estamos automatizando el negocio, sino que nos libera, a nosotros y a nuestros empleados, del tiempo que hay que dedicar a estos menesteres. La automatización también elimina la posibilidad de que los clientes no puedan reservar porque los empleados están ocupados programando citas para otros clientes.

Una de las principales ventajas de todo esto es que ganaremos tiempo, un bien cada vez más preciado. De hecho, una encuesta constata que al 60% de los propietarios de pequeñas empresas les gustaría tener más tiempo. Casi 4 de cada 10 (39%) creen que lidiar con el papeleo es la mayor pérdida de tiempo que tienen en su negocio.

Un programador de citas no solo nos da más tiempo por lo visto anteriormente, sino que nos podremos olvidar de las agendas y calendarios tradicionales en los que se suelen apuntar estas reuniones. Y, de nuevo, con este tipo de acciones también ayudaremos en el cuidado del medio ambiente.

A conveniencia del usuario

Además, una de las grandes ventajas de este tipo de sistemas es que son multicanal. Es decir, es el usuario el que decide cuándo y desde qué dispositivo le resulta más sencillo programar su cita con tu negocio.

Al darle esta posibilidad, nuestra empresa también está consiguiendo una ventaja competitiva, ya que no dependemos de que estemos en horario comercial para atender a nuestros clientes.

También evitamos que se produzcan los tradicionales errores humanos de anotar mal los datos en la agenda, el número de teléfono o la dirección de correo electrónico asociado. No solo por nuestra parte, sino también por la del cliente. Estas aplicaciones permiten anotar la cita en los dos calendarios (el del negocio y el del cliente) con todos los datos de contacto apropiados. Y también permiten enviar recordatorios para que no se nos pase por alto e, incluso, podremos cancelar la reunión, también de forma online, si en el último momento no podemos cumplir con ella.

Todo esto, como ya puedes intuir, no solo reduce la posibilidad de errores humanos sino que, sobre todo, ofrece mejores experiencias del cliente.

Algunas propuestas

Como decimos, en el mercado hay muchas y variadas ofertas de herramientas que te permiten gestionar tus citas de manera online, pero aquí vamos a hablarte de algunas de ellas

  • Calendly permite determinar no solo las horas disponibles, sino la duración de las reuniones y el intervalo de tiempo entre ellas. También facilita reuniones en privado, rotatorias y de disponibilidad colectiva. Una de sus grandes ventajas es que detecta las zonas horarias de sus invitados para que no haya confusiones.
  • CanUmeet. Con esta herramienta puedes configurar cuáles son los huecos que tienes disponibles en tu agenda y compartirlo públicamente o de forma privada, de manera que quienes tengan el enlace puedan reservar un hueco en tu agenda con un solo clic. Se integra con los calendarios más populares y permite también que las reuniones sean grupales. También permite personalizar tu página para que esté más acorde con las líneas de tu marca o incluso tener tu propio widget en tu página web. Incluso se puede sincronizar con sistemas de pago como Stripe o envíos de correo electrónico tipo Mailchimp.
  • Pipedrive es, en realidad, mucho más que un gestor de citas online, puesto que permite hacer todo el seguimiento de las acciones comerciales con los clientes. Una de sus utilidades es la gestión de las citas
  • Timify permite incluir el botón de reserva (que se puede editar) en la web y en la página de Facebook para que sus clientes puedan hacer reservas. Si lo prefieres, puedes diseñar una página de perfil en la que los clientes puedan hacer reservas online. Incluye opciones como ajustar la duración de las citas, establecer intervalos, etc.

Cita Previa

  • Simplibook. Además de opciones que hemos visto en otras propuestas (como la integración con sistemas de pago, creación de webs o widgets), esta herramienta también permite integrar estas citas con cupones o tarjetas de regalo y otro sistemas de promociones. Tiene diversas plantillas para poder elegir y permite modificarlas para incluir la imagen de marca de nuestro negocio
  • Shedul permite a los clientes reservar citas a través de su propio sitio web, Facebook o aplicaciones de reserva. También que los clientes reserven, cancelen o reprogramen sus propias reservas de citas a través de la aplicación. La utilidad incluye un registro de las actividades diarias de programación de citas, mostrando las actualizadas, reservas en línea, cancelaciones de citas y notificaciones de clientes.

Shedul

Por qué deberías tener un gestor de citas online

Por último, y sea cuál sea la opción que elijas, recuerda que cuando incluyes una herramienta de gestión online, tienes una serie de beneficios como:

  • Ahorro de tiempo
  • Reducción de errores en las citas
  • Envío de recordatorios automáticos de la cita
  • Dejar que el cliente seleccione su mejor opción sin tener que preguntarte
  • Darle la libertad de que seleccione la cita a cualquier hora del día y desde cualquier dispositivo
  • Ventaja competitiva
  • Más engagement con tus clientes
  • Sincronización con todas las agendas de tu negocio
  • Agilidad en el negocio
  • Menos papel
Autor

Arantxa Herranz

Periodista y freelance. Especializada en tecnología e innovación, Internet, papel, radio.

Le puedes encontrar en:

Twitter: @aherranz

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