Cómo mejorar la comunicación interna de tu empresa
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Cómo mejorar la comunicación interna de tu empresa

Lectura: 4 min | 13 Nov 20

Autor: Felix Palazuelos

La comunicación interna es un pilar esencial en el buen funcionamiento de cualquier empresa. Tener un buen plan de comunicación interna en tu pyme no solo hará que los empleados se sientan partícipes de las metas y los problemas de tu negocio, sino que además mejorará su estado de ánimo a la hora de trabajar y su desempeño. Cuando una persona participa activamente, es escuchada y siente que su labor es útil, es mucho más fácil que dé lo mejor de sí mismo. Comunicar bien es eficiente. Comunicar mal crea frustración y desconexión.

 

Uno de los problemas más habituales cuando hablamos de comunicación interna en las empresas es la falta de inversión en tiempo y esfuerzo para la creación de canales y herramientas apropiados. Utilizar canales, aplicaciones desfasadas y métodos tediosos harán que tus empleados sean más reticentes a la hora de comunicarse.

Claves para mejorar la comunicación interna de tu empresa

  1. Estudia la situación actual. Detecta las necesidades de tu entorno de trabajo y cómo se distribuye actualmente la información necesaria para trabajar, las tareas a realizar, cómo ejecutarlas y la filosofía de la empresa.
  2. Determina los resultados que quieres lograr. Indica no sólo lo que necesitas, sino por qué lo necesitas y establece una conexión clara y cuantificable de los objetivos que quieres lograr con este plan.
  3. Mejora tus mensajes. Una vez establecidas las metas de tu plan de comunicación interna, deberás cuidar cómo haces llegar la información a tu equipo: sé conciso, muéstrate abierto a obtener feedback y explica, siempre, por qué, cómo, cuándo y quién debe hacer cada tarea. En numerosas ocasiones, el mensaje se diluye por no invertir tiempo en él, algo que a la larga te hará perder mucho más tiempo.
  4. Selecciona los canales apropiados. Es importante que hagas circular la comunicación entre equipos y empleados con el mismo cuidado con el que elaboras el mensaje. Para ello, no dudes en consultar con cada departamento o área de responsabilidad cuáles son sus necesidades y cómo mejorar la comunicación dentro del equipo y con el resto de la empresa. Si su trabajo depende de un flujo constante de información rápida, el correo electrónico no será el medio más apropiado. Será conveniente usar una aplicación de chat instantáneo donde la información sea enviada y recibida sin demasiada demora. Para otros equipos, la comunicación cara a cara o las reuniones por videollamada serán lo más adecuado. No temas experimentar y mejorar los canales de comunicación interna, porque tendrá un impacto directo y positivo en el logro de tus objetivos.

El problema del email

¿Por qué el email no debe ser el método por defecto para comunicarse dentro de la empresa? Todo el mundo tiene una cuenta de correo y lo sabe usar. Por eso es lógico que sea el método de comunicación por defecto a la hora de contactar con clientes, proveedores, etc. Pero dentro de la empresa crea más problemas de los que resuelve.

El email en sí mismo no es el culpable, pero crea malos hábitos: se envían y responden constantemente sin prestar atención a los posibles miembros de la empresa que podrían beneficiarse de la conversación, se contestan las mismas preguntas constantemente y dejar claro entre equipos o departamentos qué hay que hacer, por qué y para cuando lleva, en numerosas ocasiones, más tiempo que el necesario para realizar la tarea necesaria.

Una de las mejores opciones para sustituir paulatinamente el uso por defecto del email es introducir en la empresa una aplicación de chat instantáneo para equipos como Slack o HipChat. Ahora, una duda que requería que alguien viese un correo electrónico y lo respondiese, algo que podría demorarse demasiado y hacer que alguien esté sin poder trabajar, puede resolverse en cuestión de segundos. Además, toda la información compartida en estas aplicaciones es indexada y se puede acceder a ella mediante su motor de búsqueda de una forma mucho más eficiente que en numerosos hilos de emails esparcidos en el tiempo.

Cómo gestionar los nuevos canales de comunicación

Si decides incluir servicios de mensajería instantánea como Slack, de los cuales ya hemos hablado, como parte de tu nuevo plan de comunicación interna, es importante que los gestiones de forma correcta.

  • Divide los grupos de trabajo por canales donde cada equipo tenga un rápido y fácil acceso a la información necesaria para llevar a cabo sus cometidos.
  • Crea canales de carácter informativo con recursos fijados donde se pueda acudir a resolver dudas y consultar información o requerimientos de forma rápida y sencilla evitando que se respondan las mismas cuestiones repetidas veces o se creen costosos parones.
  • Aprovecha esta herramienta para crear ambiente de equipo con los empleados que trabajan en remoto.
  • La posibilidad de sincronizar Slack y servicios similares a aplicaciones de productividad brinda la posibilidad de hacer partícipe a todo el equipo de los progresos y objetivos a alcanzar en tiempo real.

Dependiendo de las necesidades de tu negocio, se puede establecer un plan de comunicación empleando el email, el calendario, el chat instantáneo y una aplicación colaborativa de tareas. La clave es tener claro cómo se va a usar, promover su uso e invitar al personal de la empresa a utilizar las herramientas disponibles activamente de forma correcta.

Cuando se establecen pautas de comunicación y se ofrecen facilidades para enviar y recibir información, se promueve que todos los trabajadores expresen problemas e ideas que podrán mejorar la forma de operar de tu negocio a corto y largo plazo.

Autor

Felix Palazuelos

Redactor en El País. Cubre la actualidad de las empresas tecnológicas que están cambiando el mundo. Sector móvil, electrónica de consumo y hardware.

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