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Cómo realizar eventos online en tu empresa

Lectura: 4 min | 15 Abr 20

Autor: Arantxa Herranz

Todos sabemos que la actual crisis del coronavirus ha provocado el aplazamiento o cancelación de numerosos eventos, ferias y conferencias que se iban a celebrar durante estos meses. Sin embargo, también hay otras muchas que están apostando por mantener sus fechas, reinventándose y realizando esos mismos eventos de manera online. Incluso, Giorgio Armani eligió hace unos días, en la Semana de la Moda de Milán, transmitir en vivo su espectáculo desde una sala de pasarela totalmente vacía de público presencial, pero emitida a miles de personas en todo el mundo.

 

Por eso hoy, en Ideas para tu empresa, queremos explicarte las claves para que tu empresa también pueda organizar eventos, conferencias, presentaciones a clientes, o showrooms de manera virtual y retransmitirlos en directo a quiénes tú quieras.

Así en online como en offline

Lo primero que tenemos que tener claro, ya sea un evento presencial o virtual es el objetivo que perseguimos, el para qué queremos llevarlo a cabo. Además, tendremos que desarrollar un plan, con una estrategia. Es decir, debe estar muy claro qué debe hacerse y elaborar un cronograma aproximado para completar todo de acuerdo con las fechas del evento. En este plan, deben contemplarse aspectos como las fechas de celebración, cómo estará organizado, el formato de las sesiones (si son presentaciones, entrevistas, paneles de discusión…) y duración, si estarán grabadas o serán en vivo y en directo, cuál es nuestro presupuesto y con qué recursos, tanto técnicos como humanos, contamos y necesitamos.

Evidentemente, si queremos que sea un éxito, también debemos contemplar las medidas de promoción del evento (con qué canales y desde qué fechas vamos a llevarlas a cabo) y qué vamos a hacer con todo el material que realicemos del evento (que siga disponible para su posterior revisión, si será abierto o de acceso restringido…).

También es muy importante tener en cuenta otras consideraciones como contar con oradores que sean buenos comunicadores y que sepan muy bien el mensaje que queremos transmitir, de manera que puedan además, proporcionar contenido de interés que enganche a tu audiencia y le haga recordar el evento.

Lo ideal sería hacer algo que no se haya hecho antes, contar con ponentes diferentes a los que se suele ver en tu sector, abordar una temática nueva o encontrar un enfoque o formato original.

 

Elegir la plataforma de transmisión

Quizá, uno de los puntos más decisivos y diferenciales para el éxito de un evento virtual es la elección de la plataforma que se va a escoger para su realización y retransmisión.

Basta hacer una consulta en Google para darnos cuenta de que hay disponibles muchas plataformas y software de eventos virtuales diferentes. La duda es cuál elegir. Aquí de nuevo podemos decir que una de las claves es saber qué tipo de evento queremos llevar a cabo y cuáles son nuestros objetivos.

Podemos optar por algo más social, especialmente si estamos contemplando la posibilidad de compartir videos o materiales visuales. Los tutoriales o entrevistas (especialmente si queremos añadir filtros o efectos especiales) son ideales para estos escenarios y para lograr un contacto más directo con algunos clientes y responder a determinadas preguntas. Las redes sociales como Instagram o Twitter pueden ser la plataforma ideal para llevar a cabo este tipo de evento.

Tenemos la opción de hacer algo tipo seminarios web (o webinar). Se trata de una presentación online que se realiza en vivo y en directo, pero que se puede compartir y ver después. La mayoría de las veces, un presentador compartirá su pantalla para pasar por diapositivas o demostraciones, mientras narra. Los participantes pueden hacer preguntas por voz o por medio de un chat si la plataforma y el presentador lo permiten.

En estos casos, algunas de las plataformas que tenemos a nuestro alcance son:

YouTube Livestream

  • 6connex: disponible en cualquier navegador o dispositivo, sin necesidad de descarga.
  • Crowdcast: se puede participar a través de una única dirección web.
  • Demio: permite seminarios web pregrabados o en vivo, o una combinación de ambos.
  • Livestorm: incluye integraciones con Google Analytics, Slack y varias herramientas de interacción.
  • Webex: Webex Events y Webcasting permite llegar hasta más de 40 000 asistentes.

Webex

  • WebinarNinja: no es necesario descargar software para esta plataforma.

WebinarNinja

  • Brella: se trata de una plataforma que permite hacer todo lo relativo al evento virtual desde ella.
  • HeySummit: está diseñado para eliminar el trabajo de crear, administrar, ejecutar y analizar los eventos, pero debe integrarse con herramientas para la transmisión en vivo.
  • Hop In: los asistentes pueden aprender, interactuar y conectarse con personas de cualquier parte del mundo.
  • Run the World: cuenta con plantillas disponibles para diferentes casos de uso para minimizar los problemas de planificación de eventos.
  • Vfairs: una plataforma de exposición virtual con todo, desde stands hasta seminarios web y herramientas para iniciar conversaciones.

vfairs

¿Con qué equipamiento cuentas?

Independientemente del tipo de evento que quieras realizar finalmente, debes tener en cuenta el equipamiento técnico que vas a utilizar para retransmitirlo.

Necesitarás algún tipo de software de grabación para guardar las sesiones. Algunas de las plataformas vistas anteriormente te permiten la grabación, bien de manera previa, como en directo. Pero es posible que necesites realizar también algún tipo de vídeo de apertura y cierre, por lo que necesitarás un editor de vídeo.

Además, obviamente, debes tener cámaras de fotos o vídeo para las grabaciones, aunque ya también muchos de los actuales smartphones (puestos simplemente encima de un sencillo trípode) ya te permiten realizar emisiones a muy alta calidad que puedes emitir directamente desde ellos en streaming. Los micrófonos mejor si son de corbata para no estar pendientes de ellos. Puedes jugar con la colocación de las cámaras para dar agilidad al vídeo y que no se muestre siempre la misma imagen estática, si así lo requiere tu evento.

Evidentemente, también debes tener en cuenta la iluminación para que tu evento no salga oscuro ni demasiado brillante. No te fíes de la luz natural, puesto que está más sujeta a cambios. Vigila también que la iluminación no molesta a los ponentes ni a los asistentes y que no acabe generando sudores.

Ahora, ya sí que estás más preparado para realizar tu evento de forma online

Autor

Arantxa Herranz

Periodista y freelance. Especializada en tecnología e innovación, Internet, papel, radio.

Le puedes encontrar en:

Twitter: @aherranz

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