Consejos y herramientas para ahorrar costes en tu negocio
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Consejos y herramientas para que reduzcas y ahorres costes en tu negocio

Lectura: 4 min | 2 Dic 20

Autor: Alberto Payo

Soplan tiempos difíciles para los autónomos y los empresarios y es necesario apretarse el cinturón. En esta era de cambios y restricciones, la optimización de costes es ahora más necesaria que nunca. Sin embargo, cuando se gestiona un negocio es muy complicado saber dónde se puede ‘meter la tijera’ y qué cosas son más prescindibles que otras.

En este sentido, hace unos días se celebró alrededor de este tema una jornada en formato online de Fast Forward Sessions. Estas sesiones para compartir conocimiento -que forman parte del Observatorio Vodafone de la Empresa- se llevan organizando más de un lustro aunque anteriormente se hacían de manera presencial- y tienen la vocación de ayudar a las empresas a acometer su transformación digital.

En esta nueva entrega de Fast Forwards Sessions Luis Dominguez, Iberia Country General Manager de la startup Yolo Insurtech, ha proporcionado algunas pautas y consejos personales para reducir gastos. El responsable ha compartido conocimiento no solo para el ahorro de dinero, sino también para el ahorro de tiempo, incidiendo en que la combinación de ambas es el objetivo ideal a marcarse para los negocios.

Consideraciones generales para reducir costes

  • Diferencia entre eliminar un coste y optimizarlo. Eliminar un coste viene asociado a eliminar un proceso que se entiende que aporta valor. Por lo tanto, no hay nada tan importante para decidir si eliminas u optimizas que entender el valor percibido del consumidor. Es esencial que repares en qué valor tiene cada cosa o elemento de tu marca o negocio para los clientes, porque quizás no hayas reparado en algo que ellos perciben como muy valioso que tú consideres prescindible.
  • Discrimina el tipo de coste. Debes tener en cuenta si lo que se va a eliminar es algo que se hace dentro de la empresa o se ha sacado fuera, y en este último supuesto, si se compra o se alquila.
  • Variabiliza. Lo ideal es que establezcas una estructura de costes que se adapte rápidamente o idénticamente a tu generación de ingresos. Trata de que se ajuste al cambio en la demanda. Esta estructura te permitirá hacer cambios meditados y no impulsivos.
  • Vigila la caja. Cualquier decisión dirigida a la reducción de costes tiene que tener muy presente la tesorería, la presente y la futura.  Tienes que evaluar cómo puede afectar a los planos económico, financiero y fiscal.
  • Sé consciente de tu poder de negociación. Determina cuál es el punto de partida y el punto de destino deseado.  Siempre puedes cambiar de proveedor, no obstante, lo recomendables es que pidas varias propuestas y que estas sean homogéneas y comparables. No solo debes fijarte en el precio, sino en el nivel de servicio o en las características que ofrece este.
  • Apóyate en los indicadores. Los KPIs son clave. Contar con indicadores permite a cualquier autónomo, emprendedor o pyme saber cómo iniciar un proceso de negociación y qué se quiere conseguir con él. Con estos datos debes preguntarte: ‘¿Cuáles son los costes que hacen que tu negocio funcione?’ ‘¿Qué costes son más secundarios?’
  • Trata de no guiarte por lo emocional. Como seres humanos hay algunos aspectos subjetivos que nos afectan a la hora de la toma de decisiones. Sin embargo, lo recomendable es que cada decisión sea lo menos emocional posible y se fundamente en aspectos objetivos, como métricas o datos.

Herramientas prácticas para ahorrar

Domínguez también ha sugerido un decálogo de medidas concretas y herramientas para todo tipo de negocios que se encuentran en diferentes etapas o estadios:

  • Fija correctamente el precio de tus producto. No debes quitar de tu ecuación la estructura de ingresos. Cuanto mejor y más eficiente sea esa fijación de precio, menos presión vas a tener en la parte de costes de la cuenta de resultados. Así, tendrás también una mayor capacidad negociadora.

Un ejemplo claro es el de Amazon, que trata de ofrecer siempre el mejor precio para anteponerse a otros ecommerce que puedan ser competencia. Para ello mide las tarifas de sus rivales y va ajustando el precio de manera gradual.

  • Accede a freelance/colaboradores. Existen marketplaces que te proporcionan acceso a expertos en varias materias que desconoces a través de freelance que se pueden subcontratar. Son plataformas como Malt. Estos profesionales suelen estar ya valorados por clientes anteriores, lo que te da una idea de cómo trabajan. Además, al externalizar el coste vas a poder variabilizar mejor.
  • Ocúpate de tus empleados. Cuidar los recursos humanos es fundamental, aún en tiempos difíciles. Una de las cosas que está siendo cada vez más demandada en las empresas es el adelanto de las nóminas, algo que facilitan herramientas de terceros. Esto libera parte de tu posible tensión financiera y costes asociados. Además, ofrece un valor añadido a tus empleados, con lo que seguramente tus índices de rotación se reducirán y así tendrás que dedicar menos tiempo y recursos a entrevistas, formación, etc. Son herramientas como Typs.
  • Sé flexible con las oficinas. ¿Has pensado ya en instaurar un modelo mixto de trabajo presencial y en remoto? El alquiler de una oficina suele ser uno de los principales costes fijos, por eso es interesante buscar otras opciones. Hay posibilidad de trabajar en co-workings, oficinas virtuales, tickets por días o por horas, etc. Esto puede ser un complemento. Regus o WeWork ofrecen opciones de este tipo.
  • Otro modelo para coches de empresa es posible. Cada vez hay más soluciones para las empresas que te evitan el contar con coches propios, como el renting, el leasing y un nuevo concepto: el de la suscripción mensual. Ya hay plataformas que ante la impredecibilidad de los ingresos y la demanda permiten ajustar este coste para no tener grandes contratos de permanencia. Bipi, por ejemplo, te permite suscribirte a un coche y hasta a una moto, con mantenimiento e impuestos incluidos pagando una cuota.

  • Gestiona mejor los viajes. Los viajes volverán y hay herramientas diseñadas para llevar a cabo un mejor control de los gastos en viajes e incluso poner límites. Esto va a reportar seguro una reducción y ofrecer una mayor eficiencia en procesos. Hay aplicaciones para ello, como Captio o Tickelia e incluso que ofrecen tarjetas ‘conectadas’ para los empleados, como Mitto o Qonto.

  • Firma contratos online. Los procesos de contratación que hasta ahora eran eminentemente físicos generan costes, como los de impresión o de traslado. Eso es ahorrable cuando se implementa un proceso de firma digital, perfectamente válido a nivel jurídico. Hay empresas especializadas en este ámbito, como Signaturit.
  • Usa herramientas de gestión. Herramientas como Slack o Trello te ayudan a reducir la ineficiencia de otras aplicaciones para llevar a cabo comunicaciones múltiples como el correo electrónico. Los ERP o CRM también te echarán una mano para mejorar los procesos corporativos.
  • Pagos y financiación online. Cuando hay un pago superior a 90 o 100 euros es recomendable ofrecer financiación a los clientes en tiempo real sin costes adicionales, ya que esto proporciona mayores conversiones. Amazon, Paypal y Aplazame lo ofrecen.

  • Ayudas a la digitalización. Las empresas pueden beneficiarse de ayudas en el ecosistema , pero es complicado estar al tanto y conocer cuándo surgen y si puedes ser beneficiario de las mismas con tu proyecto o negocio. Por ello es aconsejable recurrir a consultoras que se dedican solo a eso.
Autor

Alberto Payo

Periodista/ digital/ tecnología/ redactor/ reportero/ startups/ apps/ emprendedores/ transformación digital