Cursos gratuitos en marzo para autónomos y pymes
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12 de agosto de 2019 - Tiempo de lectura 5 min
Repasamos la normativa vigente para conocer los condicionantes de cada tipo de documento.
En tu empresa existen diferentes tipos de documentos: facturas, contratos, nóminas, libros de contabilidad… Has de saber que muchos están sujetos a la obligación legal de ser conservados. Sin embargo, no todos tienen que cumplir con los mismos tiempos.
La variedad documental que gestionas diariamente en tu empresa es inmensa: desde facturas y contratos hasta nóminas, pasando por documentos de contabilidad, gestión de calidad, prevención de riesgos laborales, registro horario, etc. La necesidad de ordenarlos e incluso eliminarlos por cuestiones de almacenaje impera en muchas ocasiones; sin embargo, algunos de ellos están sujetos a restricciones legales de conservación.
El tiempo durante el cual se debe custodiar cada archivo varía. Por ello, es recomendable repasar la normativa vigente para conocer los condicionantes exactos en cada caso.
La irrupción de tecnologías innovadoras en el ecosistema empresarial no ha hecho sino revolucionarlo por completo.La opción dedigitalizarlos archivos facilita su conservación, pues no ocupan espacio físico. Sin embargo, la preservación digital requiere de una estricta estructura organizativa, pues de lo contrario puede ser realmente complicado encontrar cada documento.
Comencemos con los requisitos normativos. Primero, la documentación que se tiene que guardar debe ser original. Las copias no tendrán validez legal en caso de ser requeridas por la Administración. En cuanto al modo de conservación, los archivos pueden guardarse tanto en papel como en formato electrónico. El único requerimiento es que se garantice su autenticidad, integridad y legibilidad. Además, la Administración debe poder acceder a ellos de forma rápida, sin que se produzca ningún retraso desde que se solicita. En esta infografía te mostramos los plazos generales durante los cuales estás obligado a guardar tus documentos empresariales.
Como hemos comentado, cada empresa gestiona diferentes documentos. Algunos de ellos son comunes a cualquier compañía, como las facturas o los contratos. Otros pueden ser exclusivos de cada una, como las bases de datos. Lo importante es que cada organización sepa durante cuánto tiempo tiene que guardar cada archivo.
Documentos de contabilidad y mercantiles
El Código de Comercio estipula que los libros de contabilidad, los justificantes, la correspondencia o cualquier otra documentación relativa a este ámbito debe preservarse durante seis años a partir de la última actualización realizada en ellos. Los principales documentos englobados en esta categoría son:
Libros de contabilidad
Libros de registro
Comprobantes de pago
Facturas, cheques y pagarés
Letras de cambio
Documentos fiscales
Por regla general, la Ley General Tributaria marca un plazo de cuatro años para guardar los archivos. El período empieza a contar desde que finaliza el plazo voluntario de presentación de cada impuesto. Este es el tiempo en el la Agencia Tributaria puede solicitar su revisión. Hablamos de:
Declaraciones tributarias
Autoliquidaciones
Documentos acreditativos del pago de impuestos
Notas fiscales
Conviene aclarar que el plazo en el que la Agencia Tributaria puede requerir las facturas es de cuatro años. No obstante, atendiendo al criterio mercantil, estas deben guardarse durante seis años. Por ello es recomendable conservarlas durante dicho plazo.
Existen un par de excepciones en el caso de los documentos fiscales. En primer lugar, la Ley General Tributaria aclara que la Administración puede solicitar la comprobación de aquellas bases negativas pendientes de compensación o deducciones durante diez años. Esto implica que tu empresa estará obligada a mantener esta información durante este período.
En segundo lugar, la Ley Orgánica 10/1995 del Código Penal alarga hasta los diez años el plazo de conservación de las facturas. Eso sí, solo aquellas que puedan requerirse para un proceso penal o que, de alguna manera, estén relacionadas con delitos contra la Hacienda Pública.
Documentos laborales
Contratos laborales, hojas de nóminas, bases de datos de trabajadores... Son muchos los archivos de carácter laboral. En este apartado recurrimos a la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social. Vemos que se considera "infracción leve" el hecho de no conservar durante cuatro años cualquier documento del ámbito de la Seguridad Social. Algunos de estos documentos son:
Contratos de trabajo
Registros de la jornada laboral
Justificantes del pago de salarios
Información sobre trabajadores temporales
Currículos de candidatos, incluso si no han sido seleccionados en el proceso
Archivos de identidad de trabajadores extranjeros
En el caso de la documentación relativa a riesgos laborales, conviene destacar que su prescripción se produce transcurridos cinco años.
Otros documentos
Puede darse el caso de que en tu empresa tengas algunos documentos que no estén sujetos a ninguno de los plazos anteriores, sino que se rijan por sus propias normas. Se trata de:
Facturas de inmovilizado: entendemos por este término aquellos documentos de bienes y productos necesarios para desarrollar la actividad empresarial o que se hayan utilizado durante más de un año. En este caso, las facturas correspondientes deben guardarse durante toda la vida útil de los bienes más los cuatro años de prescripción del ejercicio en el que se termina de amortizar cada bien.
Archivos e información sobre préstamos: debe guardarse hasta que este haya sido devuelto íntegramente.
Documentos referentes a bienes de inversión: se preservarán hasta que se haya actualizado la regularización del IVA.
Ahora ya tienes una idea más clara de qué documentos necesitas conservar y durante cuánto tiempo. Además, puedes aprovechar los medios electrónicos para ahorrar espacio e implantar la cultura paperless en tu empresa. Y, en caso de que algún archivo te genere dudas, te recomendamos contactar o bien con la entidad competente o con una asesoría especializada para resolverlas.
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El Informe de Datos de Cotización (IDC) se presenta como un aliado indispensable para trabajadores independientes y asalariados por igual. Al solicitar este informe a la Seguridad Social, los profesionales obtienen un detallado registro de sus contribuciones al sistema, facilitando trámites con entidades como: departamentos de recursos humanos, asesorías y asesoramiento legal. Descubre en qué consiste este documento clave y cómo su acceso simplifica gestiones fundamentales en el ámbito laboral. Para las empresas con personal a cargo, este informe se convierte en un aliado estratégico al optimizar el control de costes en seguros sociales y confirmar el estado laboral de los trabajadores. Incluso para los autónomos, quienes no están obligados a justificar su situación a un departamento de recursos humanos, el IDC resulta esencial para gestionar su relación con las asesorías y mantener un control efectivo de su situación personal frente a la Tesorería de la Seguridad Social.
La adquisición del IDC es un proceso accesible para los autónomos, quienes pueden gestionarlo desde la sección de Informe de Bases de Cotización en el portal de la Tesorería de la Seguridad Social. Este procedimiento, que requiere un sencillo registro en la primera visita, permite también el acceso a terceras personas, como gestores o abogados, facilitando la colaboración en gestiones laborales. Además del IDC, otro informe valioso es el informe laboral, un documento oficial y gratuito que proporciona un desglose de los días y años contribuidos al sistema de Seguridad Social. Este informe incluye información detallada como los días totales registrados, fechas de altas y bajas como autónomo, días trabajados como asalariado, nombre de las empresas donde se ha trabajado, tipo de contrato, grupo de cotización, períodos y fechas de prestación por desempleo, entre otros.
Es importante señalar que el informe laboral no registra bajas por enfermedad ni períodos de baja por maternidad o paternidad, y tampoco incluye las bases de cotización ni las contribuciones por empleados a cargo.
Para obtener una visión más completa, existe el informe laboral ampliado con bases de cotización, que proporciona datos sobre las contribuciones mes a mes en todos los regímenes de alta. Este informe es esencial para revisar las bases de cotización, los conceptos por los cuales se ha cotizado y las cantidades correspondientes.
En conclusión, el Informe de Datos de Cotización (IDC) se erige como una herramienta esencial para la gestión laboral de trabajadores independientes y asalariados. Su capacidad para brindar transparencia, prevenir errores y simplificar trámites lo convierte en un recurso valioso en el complejo entramado del sistema de Seguridad Social. Al aprovechar la información detallada que proporciona el IDC, los profesionales pueden tomar decisiones informadas y mantener un control efectivo sobre su situación laboral y contribuciones al sistema.
Ya metidos de lleno en el nuevo año, febrero es un buen momento para actualizar nuestro currículum. Os proponemos nuevas formaciones que os permitirán adquirir nuevas habilidades y capacidades o recordar aquellas que tenéis un poco oxidadas. Todos los cursos que aparecen a continuación se imparten en modalidad online. Impuesto sobre sociedades: gestión fiscal de la empresa
Nos gusten o no, los impuestos forman parte de nuestra vida laboral. Y como tales, tenemos que conocer los distintos tributos a los que está sometida nuestra empresa. Sin duda, uno de los más relevantes es el impuesto sobre sociedades y, para conocerlo en profundidad, os proponemos este curso de 70 horas. Comienza explicando lo esencial del impuesto para, poco a poco, ir profundizando es aspectos como el impuesto y la contabilidad, las amortizaciones, las reglas de valoración, los gastos no deducibles, las compensaciones negativas o las deducciones. Dedica también un módulo a la propia gestión del impuesto (pagos fraccionados, declaración, plazos, etc.) y otro al régimen especial para empresas de reducida dimensión.
Gestión Eficaz de Reuniones
¿Quién no ha estado en reuniones de trabajo excesivamente largas y además poco productivas? Con este curso online de seis horas adquirirás el conocimiento de las técnicas para coordinar y participar en reuniones profesionales. Con la aplicación de estas técnicas se logra que las reuniones sean realmente eficaces, con la atmósfera adecuada y más cortas, aumentando así la productividad.
Curso de emprendimiento
¿Deseas lanzarte a crear tu propia empresa o acabas de empezar en ese proceso? ¿Tienes una idea que se puede convertir en un negocio? Este curso te ayudará a llevar a cabo tus proyectos. Aprenderás a diseñar una oferta y un modelo de negocio. También muestra cómo desarrollar y probar un producto o servicio y, finalmente, cómo elaborar un plan de negocio. Operaciones de venta
A veces podemos perder de vista que, al final, el objetivo de una empresa es vender. Y no hay que descuidar la formación precisamente en todos los aspectos relacionados con el proceso de venta. Este curso de 160 horas que comienza el 6 de febrero nos formará en técnicas de venta, organización de procesos de venta, gestión de la atención al cliente y operaciones auxiliares a la venta. Además, incluye un módulo de inglés profesional para actividades comerciales.
Analítica web para medir resultados de Marketing
Frecuentemente en nuestras empresas realizamos acciones de marketing con distintos objetivos. Pero, a veces, no sabemos si estas acciones han sido eficaces o no. Este curso nos permite identificar las herramientas y variables de analítica web para obtener resultados acerca de los comportamientos de los usuarios en la web. A partir de esos resultados se pueden establecer a tiempo correcciones y decisiones sobre todo lo que influye en el modelo de presencia on-line de una empresa, introduciendo mejoras en las acciones estratégicas del marketing. Esta formación comienza el 5 de febrero y dura un mes, es decir, consta de 30 horas lectivas.
Negociación con proveedores
Cuando se establece una relación comercial casi siempre en algún momento se entabla una negociación. El objetivo de esta formación es adquirir habilidades que faciliten los procesos de negociación. A lo largo de 35 horas nos enseñarán el protocolo de negociación, los diferentes estilos de negociador, las estrategias y tácticas para aplicar durante el desarrollo de la negociación, la comunicación y los documentos que reflejen el proceso y los resultados. En definitiva, un curso muy necesario si queremos que nuestras negociaciones lleguen a buen puerto.
Una excelente noticia para los autónomos que se sumaron al RETA en 2023: la Seguridad Social ha activado un enlace exclusivo para solicitar la ampliación de la Tarifa Plana por un año adicional. Con la posibilidad de mantener la cuota reducida de 80 euros al mes, siempre y cuando los rendimientos netos no superen el SMI, esta prórroga se presenta como una oportunidad valiosa. Descubre los detalles y requisitos para aprovechar al máximo esta ventajosa ampliación.
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