Controla y organiza tus gastos de transporte [Plantilla] - Ideas para tu Empresa
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Controla y organiza tus gastos de transporte [Plantilla]

Lectura: 3 min | 3 Ago 20

La deslocalización geográfica que ha causado el confinamiento y el previsible incremento de la movilidad laboral tendrán como consecuencia que tengas que realizar más desplazamientos en transporte, ya sea para visitar a tus clientes o para buscar espacios de trabajo. Para ayudarte a mantener un control exhaustivo de tus gastos de transporte te proponemos una sencilla plantilla gratuita en la que podrás realizar un control mensual que te permitirá optimizar tus recursos de transporte.

Si eres autónomo es probable que ya estés acostumbrado a la movilidad, que es una de las características laborales que más se están extendiendo tras el confinamiento. La obligatoriedad de trabajar en remoto ha hecho que cada vez sean más los negocios que se están acostumbrando a un trabajo deslocalizado y sin presencia física. Y esto, a su vez, afecta directamente a los gastos de transporte.

Esta situación tiene consecuencias directas en los costes empresariales. Por un lado supone un ahorro de gastos derivados de una oficina (alquiler, luz, agua, gastos de impresión, etc.). Sin embargo, la movilidad laboral implica otros costes que los empresarios deben tener en cuenta. Uno de los ejemplos más evidentes es el transporte, un gasto que puede incrementarse al carecer de una oficina física centralizada.

Este tipo de variaciones presupuestarias requieren un control más exhaustivo para identificar la cuantía exacta que debes destinar a cada partida y saber en todo momento cuáles son los recursos de los que dispones. Para ayudarte en esta tarea te proporcionamos una plantilla gratuita con la que podrás organizar tus costes de transporte de forma fácil e intuitiva.

Cómo utilizar la plantilla

A continuación te explicamos paso a paso cómo debes completar esta hoja de gastos con la que tendrás total control de los costes derivados de los desplazamientos de tu negocio:

  1. Personaliza la plantilla: introduce el logo y los datos de tu empresa para hacerla totalmente corporativa y darle un aspecto más profesional.
  2. En la pestaña ‘Costes de transporte‘ debes añadir los datos relacionados con los desplazamientos que realices con motivo laboral. Las columnas A-E contienen información descriptiva sobre el tipo de trayecto, lugar de destino y de origen y motivo del mismo.
  3. La columna F (Kilómetros) solo tendrás que rellenarla en caso de que el vehículo utilizado sea de tu empresa. Si, por el contrario, utilizas un taxi o cualquier otro medio que no es de tu propiedad, la columna que debes completar es la G (precio del trayecto). Piensa que el coste del desplazamiento no depende del número de kilómetros que realices, sino que es una cantidad ya cerrada.
  4. La columna H (gastos extra) contempla cualquier otro gasto que se haya producido en ese desplazamiento y que esté relacionado con el mismo. Por ejemplo, un ticket de aparcamiento.
  5. El coste total del desplazamiento figura en la columna I, en la que se suman las cantidades de las tres celdas previas.
  6. La pestaña ‘Datos de vehículos‘ es útil en el caso de que tu empresa cuente con algún vehículo en propiedad. Para rellenarla solo tienes que introducir los datos del mismo (fecha de adquisición, tipo de vehículo, kilometraje, etc.), y los gastos fijos y variables que acarree. En el caso de los variables puedes realizar una aproximación, que al acabar el mes podrás completar de forma definitiva.

Los gastos de transporte derivados de tu actividad profesional pueden variar mensualmente en función del número de visitas a clientes que realices. Por ello es necesario llevar a cabo un control periódico de los mismos, de manera que sepas cuánto presupuesto tienes que destinar. Esta tarea cobra especial importancia en un momento en que la movilidad laboral está en auge. Tras el confinamiento, la mayoría de negocios se han visto obligados a trabajar a distancia. Descárgate esta plantilla gratuita para organizarte de forma sencilla.

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