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Es fácil cobrar tus facturas… si sabes cómo

Lectura: 4 min | 24 Oct 17

Toda empresa y autónomo debe cuidar su cuenta de clientes. A veces se producen impagos y parte de esa situación, por crudo que parezca es nuestra responsabilidad como gestores. Debemos cuidar los pasos básicos y también los más complejos. La tarea es mucha, pero merece la pena porque lo que está en juego es nuestro negocio. Aquí una pequeña guía.

Para comenzar la casa por los cimientos, como debe ser, hay que hacer una buena y correcta factura. El autónomo o empresario puede emitir dos tipos: factura simplificada o completa.

  • Factura simplificada:

    • Para importes que no superen los 400 euros (IVA incluido) o los 3.000 euros para diversas actividades como: venta al por menor, servicios de ambulancia, servicios a domicilio del consumidor, aparcamiento de vecinos. Se puede consultar la lista completa en la web de la Agencia Tributaria.
    • Datos de la factura:
      • Número de factura.
      • Fecha de expedición.
      • Fecha de operación (si es distinta a la de expedición).
      • NIF.
      • Nombre y apellidos o razón social.
      • Identificación de los bienes o servicios.
      • Especificación del IVA o inclusión en el precio bajo la expresión “IVA incluido”.
  • Factura completa:

    • Se emite si no se cumplen los supuestos de la factura simplificada.
    • Datos de la factura:
      • Número de facturación.
      • Nombre y apellidos, razón social.
      • Fecha de expedición.
      • NIF.
      • Domicilio.
      • Descripción de las operaciones incluyendo el precio unitario sin impuestos e incluyendo posibles rebajas y descuentos.
      • Tipo impositivo o tipos impositivos aplicados. Si la operación está exenta, también se debe especificar y hacer referencia a las disposiciones de la Directiva 2006/112/CE de 28 de noviembre.
      • IRPF, si procede.
      • Fecha en la que se han efectuado las operaciones y, si se da el caso, en la que se ha recibido el pago adelantado.

La Agencia Tributaria ofrece una amplia guía que puede resolver muchas dudas sobre las facturas. En Internet se pueden encontrar modelos de facturas para completar con un procesador de textos. Suelen ser más cómodas las que están en formato Excel puesto que calculan los impuestos automáticamente.

En todo caso conviene revisar las fórmulas y que contienen todos los datos que Hacienda nos exige. Microsoft alberga en su web distintas plantillas para Excel y Word que pueden ser consultadas y descargadas.

Muy importante: no hay que olvidar incluir en las facturas, si es que no se cobra en el momento, el método de pago.

Consejos para cobrar

 Lamentablemente no siempre vale con realizar bien la factura. A veces el cliente simplemente no paga. Para evitarlo van una serie de consejos:

  • De modo preventivo se debe estar informado sobre la solvencia de los potenciales clientes. Hay que investigar si están en proceso concursal o si han tenido problemas de impago en otras ocasiones. Si tenemos una empresa con una buena cantidad de clientes e, incluso, algunos de estos están en el extranjero, puede venirnos bien la herramienta del seguro de crédito. Con esta nos cubrimos ante el impago, pero también ofrecen servicios de información y gestión sobre clientes.
  • Una vez producido el impago, no hay que dejarlo pasar. Debemos hacer un diagnóstico. Lo primero es ponerse en contacto para saber qué pasa y clasificar al moroso. Estos son los tipos más comunes:
    • Moroso por causas objetivas. El cliente no paga porque, efectivamente, el producto no ha llegado bien. En este caso hay que subsanar el error y averiguar si es nuestro o de algún intermediario.
    • Moroso profesional. Quiere retrasar el pago todo lo posible. Para ello, pondrá todo tipo de excusas que, en principio, te incriminan. Te puede decir que la factura no llegó o que el servicio no se prestó correctamente. Todo es falso y hay que insistir.
    • Moroso con problemas puntuales. Tiene intención de pagar, pero pasa por un momento complicado de liquidez y no puede hacerlo.
    • Moroso por mala gestión. No es que no quiera pagar. Simplemente no gestiona bien su empresa y no puede.

Todas estas tipologías se pueden resumir en un rasgo a observar: si hay o no mala fe, es decir, si el cliente quiere o no pagar. Al mentiroso se le debe coger en su mentira. Hay que ponerse manos a la obra y detectar las excusas para “pillarle”. Para los demás, conviene reunirse con ellos para negociar un calendario adecuado de pagos. Si la situación de la empresa o autónomo que nos debe dinero es muy complicada, quizá haya que negociar quitas de deuda. Todos estos pasos se deben dar antes de llegar a los tribunales, que es una acción que nos queda como último recurso.

Tipos de morosos más comunes

Otros instrumentos

Existen productos, como el seguro de crédito, que tienen un coste, pero que nos proveen de herramientas para combatir la morosidad. Es importante estudiar sus ventajas y desventajas.

También hay otros productos como el Confirming o el Factoring, instrumentos que pone a disposición de las empresas normalmente entidades bancarias. Con su contratación se ofrece el cobro de facturas de forma anticipada, antes del vencimiento del pago.

  • El Confirming está dirigido a empresas que quieren realizar pagos. La compañía abre una línea de crédito para el pago de las facturas. El banco se puede dirigir a los proveedores para informarle de la existencia de esa línea. Estos pueden optar por el cobro en fecha, al vencimiento, o anticipar el cobro.
    En este caso, hay un coste aplicado mediante un descuento.
  • El Factoring funciona al revés. Se puede contratar y aportar las facturas de los acreedores. Al contratante se le conoce como “cedente” y al acreedor como “deudor”. A cambio de la cesión de esos créditos, el banco puede adelantar las cantidades a la empresa.
    El Factoring se puede contratar con o sin recurso. El factoring sin recurso libra a la empresa que contrata el producto de los morosos. Es decir, si algún acreedor no paga, la entidad financiera sí debe hacerlo por este. De modo contrario, el Factoring con recurso pasa la responsabilidad a la empresa.
    Si el acreedor no paga, la compañía no recibe nada. Lo malo es que el primer tipo de Factoring tiene un coste más elevado.
  • Otro instrumento para anticipar el cobro de las facturas es Novicap. Mediante este, se consigue el 90% de la factura en 24 horas. Cuando la compañía recibe el pago de tu cliente, abona el 10% restante, con el correspondiente descuento en forma de intereses.
    La financiación que aporta Novicap sale de inversores que invierten en deuda de grandes acreedores. Con ello obtienen rentabilidad, aunque también asumen riesgos de impago.

En resumen, la morosidad es un problema importante. Según cálculos de la Comisión Europea, entre un 25% y un 30% de los concursos de acreedores (suspensiones de pagos) se producen por este motivo. El ejecutivo comunitario ha instado a cuatro países miembros, entre los que está España, a que cumplan la directiva europea de Morosidad. A nuestro país se le llama la atención por “una legislación que amplía sistemáticamente en treinta días el plazo de pago legal”.

 

Sobre el autor:

Daniel Hernández. Periodista especializado en asuntos de empresa y pymes.

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