Ventajas de apostar por la gestión online de tu negocio
[wpdreams_ajaxsearchlite]
Apuesta por la gestión digital de tu empresa

Es la hora de abandonar el boli y el papel para llevar las cuentas de tu negocio

Lectura: 3 min | 14 Dic 22

Autor: Arantxa Herranz

Tener más ingresos que gastos. Todo el mundo tiene claro que un negocio es rentable cuando se produce esta “simple” ecuación. Pero, para lograrlo, entran en juego muchas otras variables que no siempre son fáciles de determinar, cuantificar o decidir.

Por ejemplo, ¿cómo puede un negocio reducir su consumo energético? ¿Compensa invertir en bombillas LED (más caras que las normales) y para todas las estancias de la empresa? ¿Es más efectivo si cambio de proveedor de una determinada materia prima? Si abro más horas mi establecimiento, ¿tengo más probabilidades de que esos ingresos sean más o menos rentables que en el resto del horario comercial que tengo ahora mismo?

Preguntas que, sin duda, también son parte de la gestión del negocio y que puede que estés realizando y anotando en un boli y papel, cuando la tecnología está a tu servicio para, precisamente, agilizar esta gestión de procesos.

Qué es la gestión de procesos

Un proceso de negocio es una actividad o conjunto de actividades que ayuda a cumplir los objetivos de una organización, como aumentar los beneficios o promover la diversidad de la plantilla.

Conocido por sus siglas en inglés (Business Process Management), los sistemas BPM son capaces de mejorar un proceso de negocio después de analizarlo, modelar su funcionamiento en diferentes escenarios, implementando cambios, supervisando el nuevo proceso y mejorando continuamente su capacidad para impulsar los resultados empresariales deseados.

Lo mejor de los BPM es que los principios y técnicas por los que se guían pueden aplicarse a la gestión de un único proceso y no a todo el conjunto del negocio. Así que independientemente de si tu objetivo es ganar nuevos clientes, desarrollar un nuevo producto, gestionar el servicio al cliente o integrar nuevos empleados, esta gestión de procesos te puede ayudar.

Dejar de perder tiempo

Como buena tecnología, la gestión de procesos te permite automatizar muchas tareas repetitivas, lo que te permitirá ahorrar tiempo y dedicar esas horas a otras actividades en las que puedes aprovecharte de la inteligencia humana para mejorar tus resultados de negocio.

Además, al ser una máquina la que ejecuta estos procesos reiterativos, también se reducen las posibilidades de un error humano, que se pueda perder información o que no se den los pasos correctos al efectuar determinadas tareas.

Por ejemplo, si de cada nuevo cliente recoges toda la información necesaria para que esta aparezca en diferentes bases de datos y le envías un mail de bienvenida con un código de descuento, al automatizar estas tareas te aseguras que, con cada nuevo cliente, siempre se van a dar estos pasos, sin que haya error en la transcripción del apellido y sin que alguien, por error, le deje de enviar ese código descuento.

Áreas que puedes digitalizar

Como explicamos, esta digitalización de los procesos puede ser total o por partes. Quizá no todos los departamentos de tu negocio necesiten el mismo grado de digitalización.

Algunas áreas que sí pueden beneficiarse de estas tecnologías son:

  • Recursos Humanos. Revisando las tareas, al incorporar nuevos empleados, al automatizar el pago de las nóminas… La gestión de tus empleados es una de las grandes candidatas a digitalizar todos sus procesos, que conllevará menos trámites y menos papel.
  • Finanzas. Si digitalizas todos estos procesos puedes tramitar mucho más rápidamente todas las solicitudes de cobros y pagos, independientemente de la vía por la que lleguen. Algo que te dará mucha más agilidad en el negocio.
  • Ventas. Los equipos de ventas también se ocupan de una mezcla de procesos centrados en el ser humano y en el sistema. Coordinar el intercambio de presupuestos y facturas y, en última instancia, acortar los flujos de trabajo del ciclo de ventas son algunas mejoras de la digitalización de estas tareas.

Es hora de digitalizar

Para digitalizar los procesos de tu negocio debes aplicar los mismos principios del negocio online a tus procesos actuales de la vida real. Es decir, documentar los procesos que utilizas actualmente en una plataforma visual basada en la nube para poder perfeccionarlos y aprovechar la tecnología para automatizar y agilizar esos procesos siempre que sea posible.

Hacer esta digitalización de los procesos puede conllevar darle una vuelta a todos los procesos de negocio que tienes. Pero es algo positivo, ya que conlleva reducir el número de pasos necesarios, el número de documentos, el desarrollo de la toma de decisiones y el tratamiento de los problemas de regulación y fraude. Puede, incluso, que tengas que rediseñar las estructuras organizativas y las funciones.

Merece la pena. Según un análisis de McKinsey, el ahorro de costes pude llegar a ser de hasta el 90% en algunos casos. Además, los Fondos Europeos suponen una excelente oportunidad para poder añadir esta digitalización e inteligencia empresarial en los procesos de nuestro negocio, por lo que los asesores de Vodafone te pueden ayudar a conseguir estos objetivos y a un menor coste.

Principales beneficios

Por último, a modo de cierre, recuerda que la gestión de procesos puede aportar a tu negocio beneficios como:

  • Aumento de la productividad. Los recursos (también humanos) se utilizan adecuadamente, mejorando los procesos empresariales y aumentando la productividad general.
  • Reducir riesgos. Minimiza los riesgos debidos a errores humanos y reduce las ineficiencias.
  • Reducción de costes. Por tanto, reduce las ineficiencias y hace un seguimiento del uso de los recursos, lo que conlleva menores costes y gastos.
  • Procesos racionalizados. Las operaciones se simplifican, lo que mejora la agilidad del negocio.

 

Autor

Arantxa Herranz

Periodista y freelance. Especializada en tecnología e innovación, Internet, papel, radio.

Le puedes encontrar en:

Twitter: @aherranz

No son uvas, pero sí son 12 ideas que harán crecer tu empresaEstas Navidades, te regalamos un eBook muy especial con nuestros 12 mejores artículos del blog IdeasParaTuEmpresa.com

No

Quiero recibir comunicaciones con información comercial, invitaciones a cursos de formación o eventos que puedan ser de mi interés. (+info)

Revisa tu bandeja de email. Te llegará un correo con un enlace al eBook.