Guía de herramientas digitales para transformar la Administración Pública
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Guía de herramientas digitales para transformar la Administración Pública

Lectura: 4 min | 22 Sep 20

Las Administraciones Públicas, como el resto de las empresas, tienen una obligación con la transformación digital. Llevamos años hablando de esta transición, en la que lo analógico deja paso a lo virtual. Si una empresa, institución u organización quiere ser competitiva en el ámbito en el que trabaja, debe implicarse y aceptar los cambios que llegan. Las herramientas digitales que se están desarrollando representan un pilar fundamental para que las Administraciones Públicas sigan avanzando. El Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas ha elaborado ‘DigitalízaT’, una guía en la que especifican las herramientas necesarias para que el trabajo sea digital. Te contamos para qué sirve cada una de ellas.

La Ley 40/2015 obliga a las Administraciones Públicas a fomentar la relación electrónica con el fin de hacerla eficiente, transparente y ágil. Que la digitalización de los procesos está a la orden del día no es una noticia nueva. Esta transformación no afecta solo a la forma de trabajar, sino que aspectos como los perfiles de los empleados también influyen. En línea con un contexto cada vez más digital, las Administraciones deben avanzar en este sentido. Para ello, el Ministerio ha lanzado la guía ‘DigitalízaT’, un documento que actúa como hoja de ruta para las entidades públicas. De esta forma podrán cumplir las obligaciones existentes al respecto y agilizar el proceso de digitalización. Esta guía incluye una serie de herramientas digitales que te ayudarán en esta tarea.

Tras la experiencia vivida en 2020, cuando el país ha tenido que trabajar desde casa, se ha puesto de manifiesto la importancia de los procesos digitales. Según IDC el 40% del PIB europeo estará digitalizado el año que viene. Por tanto, esta transformación, que ya estaba en la hoja de ruta de las empresas y las Administraciones, con la pandemia, se ha acelerado.

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11 herramientas para las Administraciones Públicas

Ya sabemos que la digitalización de las Administraciones tiene una base legal que éstas deben cumplir. Pero también es una forma de acercar los organismos públicos a las nuevas generaciones. Es decir, cuenta con una vertiente legal y otra de reputación social. Las diferentes entidades deben tomarse como una tarea crucial conocer qué aspectos pueden hacer mejorar a los trabajadores en materia de digitalización. Os contamos a continucación las herramientas digitales que tener en cuenta para acelerar la transformación de las Administraciones Públicas:

1. Punto de Acceso General (PAG)

Es un portal que conecta los servicios de la Administraciones Públicas con la ciudadanía. Aquí los usuarios encontrarán los servicios que tienen a su disposición a través de las Administraciones. Al mismo tiempo, sirve como punto de acceso para la Carpeta Ciudadana, el Registro Electrónico General de la Administración General del Estado y el Cotejo. Es la puerta de entrada del ciudadano a la Administración, y por ello contempla diferentes funciones, desde las informativas hasta la posibilidad de tramitar documentos.

2. Carpeta Ciudadana

Esta funcionalidad sirve para que los usuarios conozcan qué expedientes y procesos tienen abiertos en los distintos organismos que comprenden las Administraciones. Esta herramienta no almacena la información, sino que se nutre de los archivos de las diferentes oficinas que forman los organismos públicos. Además, consulta en tiempo real la información requerida por los ciudadanos.

3. Cl@ve

Esta es la una de las herramientas digitales más conocidas por la sociedad, ya que permite realizar casi cualquier trámite online, como la Declaración de la Renta. Gracias a Cl@ve el acceso electrónico a los servicios públicos está unificado y simplificado. Comprende funciones como la firma electrónica y evita a los usuarios tener diferentes métodos por lo que identificarse con la Administración.

4. @Podera

El Registro Electrónico de Apoderamientos sirve para hacer constar y gestionar las representaciones que los usuarios otorguen a terceros. De esta forma, éstos podrán actuar en su nombre de forma electrónica. Por otra parte, también da poderes para llevar a cabo apoderamientos presenciales.

5. Habilit@

El Registro de Funcionarios Habilitados permite identificar aquellos empleados públicos autorizados para ejecutar procedimientos en nombre de terceros. Esta acción resulta muy útil cuando el usuario no tiene firma electrónica o no puede acceder a un sistema digital. Eso sí, es necesario que dé consentimiento expreso para autorizar al funcionario.

6. GEISER, ORVE y SIR

Esta solución surge por la concienciación sostenible de eliminar el papel. El artículo 16.5 de la Ley 40/2015 señala que los documentos presentados en las Administraciones Públicas tienen que ser digitalizados en la oficina en la que hayan sido presentados y devolver así los originales a sus propietarios. Hay tres soluciones disponibles:

    • GEISER (Gestión Integrada de Servicios de Registro): permite la digitalización de los documentos presentados por los ciudadanos en las oficinas públicas.
    • ORVE (Oficina de Registro Virtual): esta aplicación permite digitalizar y firmar de forma electrónica la documentación presentada por el usuario.
    • SIR (Sistema de Interconexión de Registros): esta herramienta permite la conexión para el intercambio de registros, siempre y cuando estén en el certificado SIR.

7. Inside y Archive

Responde a las necesidades de tramitación electrónica integral. Explicamos cada una de ellas:

    • Inside: esta herramienta funciona según el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), que establece las normas para intercambio y almacenamiento de documentos electrónicos. Inside permite realizar la gestión de documentos y expedientes en tramitación electrónica, como paso anterior al archivado definitivo.
    • Archive: también funciona según el ENI y ofrece las herramientas para la creación de un sistema de administración y gestión de Centros de Archivo multi departamental.

8. Plataforma de Intermediación

Se utiliza para intercambiar datos de los ciudadanos, ofreciendo servicios de verificación para comprobar y consultar los documentos necesarios. Todo ello, sin necesidad de pedir acreditación al ciudadano. De esta manera, simplifican los trámites mediante la validación electrónica. Por otro lado, evita que los usuarios tengan que adjuntar el mismo documento de forma reiterada.

9. Notific@

Plataforma que gestiona las notificaciones y comunicaciones de los organismos emisores. Esta herramienta es de uso obligatorio para la Administración General del Estado y sus Organismos Públicos. La plataforma está conectada a la de Carpeta Ciudadana para que los receptores de la información puedan consultarla online. Es decir, actúa como un buzón electrónico en el que los usuarios pueden consultar las notificaciones administrativas pendientes.

10. SIA (Sistema de Información Administrativa):

Funciona como un inventario de información cuya función es la de almacenar datos referentes a diferentes procedimientos administrativos y servicios para el ciudadano.

11. Centro de transferencia tecnológica

Esta herramienta favorece la difusión y reutilización de servicios, desarrollos, infraestructuras y normativa. Es decir, es un repositorio en el que las Administraciones tienen a su plena disposición softwares y servicios que pueden reutilizar. Al mismo tiempo proporciona un espacio en el que puedan compartir experiencias para mejorar la administración electrónica.

Las herramientas digitales descritas situarán a los trabajadores de las Administraciones Públicas un poco más cerca de conseguir el objetivo final de transformación digital. Así, los beneficios que trae consigo esta nueva forma de encarar el trabajo, como la sostenibilidad o el ahorro de tiempo en los diferentes procesos, serán aprovechados por todos los trabajadores. Además, fomenta una percepción más cercana de la Administración por parte de los usuarios.

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