Herramientas y metodologías para aprovechar más tu tiempo
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Productividad

Mejora tu productividad: herramientas y metodologías para aprovechar más tu tiempo

Lectura: 3 min | 4 Oct 21

Si un profesional no sabe aprovechar bien su tiempo, será más complicado que su negocio pueda salir adelante. A veces, cuando el nivel de trabajo es muy alto, puede resultar complicado ser eficientes por el agobio que supone tener una carga muy elevada. Existen metodologías de trabajo como la Agile o la Scrum que ayudan a los profesionales a poner orden en su agenda. También se han creado muchas herramientas para poder organizar de la mejor manera las tareas que hay que hacer cada día. En este post te explicamos una serie de metodologías que te ayudarán a establecer un orden en tu día a día y te descubrimos qué herramientas puedes utilizar para conseguirlo.

Soluciones online para la gestión de equipos 

Se trata de herramientas creadas para mejorar la organización del trabajo entre compañeros. A través de la informática, se produce un reparto automático de tareas y se incrementa la visibilidad de las mismas. ¿Hay varias personas trabajando juntas en un proyecto? Así todos conocerán de forma automática qué ha de hacer cada uno, en qué punto se encuentra el trabajo, qué previsiones hay…

Algunas de las características que destacan en este tipo de soluciones son:

  • Mejoran la organización del trabajo: se establece un reparto automático de tareas y unos flujos de trabajo que permiten a todas las personas involucradas saber qué tienen que hacer y cuándo. 
  • Favorecen la colaboración: proporcionan entornos colaborativos en la nube que facilitan el trabajo en paralelo, en los casos en los que se pueda llevar a cabo.
  • Aportan datos en tiempo real: en cualquier momento del proyecto, las personas involucradas tienen acceso a los datos que muestran qué se ha hecho, qué queda por hacer, además de informes de productividad y tiempos.

Para gestionar el flujo de trabajo de tu equipo hay herramientas como Asana, para compartir y almacenar información en línea, tachar y crear tareas o dar y recibir feedback. 

Entre las alternativas cloud para el trabajo en línea, Trello es una de las más populares. Es un software y una app para móvil con un sistema freemium basado en el método Kanban.

Metodologías agile

Se habla mucho de metodologías de trabajo agile, pero no todo el mundo sabe a qué se refieren. Esta metodología de trabajo surge en empresas dedicadas al desarrollo de software, pero son aplicables a cualquier trabajador o empresa. El método agile es simplemente, la flexibilidad ante el cambio y la comunicación constante entre todas las personas dedicadas a un proyecto.

Gracias a la creciente digitalización de las empresas y el aumento del teletrabajo, las metodologías agile se han extendido  a todo tipo de proyectos y sectores, frente a los modelos tradicionales, este tipo de metodologías cuenta con la ventaja de la adaptabilidad. 

Kanban

En la metodología kanban el protagonista es un tablero en el que se dividen todas las tareas, como si fuera un esquema hecho a base de pequeñas notas, de hecho la palabra Kanban viene del japonés y significa tarjeta visual.

Gracias a este tipo de tablero, se puede ver en todo momento el estado del trabajo, incluyendo las tareas pendientes, las que están en proceso y las que ya han sido realizadas. Como el flujo de trabajo es constante, no es necesario estar pendiente de plazos en cada fase del proyecto. Además, hace más fácil detectar y corregir errores.

Scrum

 El Scrum se basa en la realización de intervalos periódicos de trabajo, denominados sprints. Cada sprint tiene una duración fija y al finalizar se hace una entrega parcial con los avances. Esta metodología tiene 4 etapas: 

  1. Planificación: se establecen los objetivos del sprint y los pasos para alcanzarlos.
  2. Ejecución: Implica el desarrollo de los objetivos e incluye una breve reunión diaria para examinar el trabajo.
  3. Revisión: se presenta el resultado terminado o prototipo.

Herramientas para mejorar tu productividad personal

Además de herramientas para la gestión de equipos, también hay multitud de ellas para mejorar la productividad personal. Y en muchos casos, no hacen falta complicados softwares para aprovecharlas, basta con tener una cuenta de Google.

Google Calendar

El calendario de toda la vida, pero en su versión digital. Con Google Calendar puedes planificar las tareas del día, las reuniones e incluso el tiempo que vas a dedicar a cada una. Puedes personalizar las notificaciones a tu gusto para que no  se te pase nada. También lo puedes tener en distintos dispositivos y compartirlo con empleados o clientes.

Google Keep

Si antes hablábamos del calendario, Google Keep es el equivalente post it que te cubrían la mesa y que al final eran imposibles de entender. No es una de las aplicaciones más conocidas de Google, pero sí una de las más útiles. Notas para no olvidar nada, e incluso para apuntar esos esbozos de ideas que después se convierten en planes de negocio. También puedes grabar notas de voz que se transcriben automáticamente.

Ya ves que hay multitud de herramientas para mejorar la productividad personal y profesional, desde apps en la nube a metodologías e incluso podcast, aunque recuerda que la productividad comienza por uno mismo, organiza tus ideas, tus proyectos y busca las herramientas que mejor se adapten a tu situación.