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La firma digital: Hacia una mejor experiencia de compra

Lectura: 4 min | 11 Sep 17

La Unión Europea está impulsando la Digitalización de las gestiones fuera y dentro de la Administración. La firma digital certificada incrementará la confianza de empresas y clientes hacia su plataforma comercial, mejorando, además, la experiencia de compra.

Vivimos en un mundo hiperconectado en el que la experiencia del usuario es cada vez más digital. Así, los ciudadanos reclaman soluciones online que les permitan consultar, consumir y comprar, pero también agilizar sus trámites con la Administración. Las smart cities o ciudades inteligentes ya dejan entrever la tendencia: mejorar la calidad de la vida de las personas a través de la tecnología, cuidando a su vez el medio ambiente.

A nivel empresarial, incluir la firma digital en tu gestión documental agilizará tus procesos con la Administración, empleados, proveedores, clientes y colaboradores de todo el mundo, aportando además seguridad jurídica a tu empresa ante posibles fraudes. Y es que en nuestro día a día son cada vez más los servicios telemáticos que solicitan identificación mediante DNI electrónico o certificado digital.

Programas como Microsoft Office o Adobe Acrobat ofrecen la posibilidad de firmar de manera electrónica, si bien este sistema tiene limitaciones, al depender de la versión que tengan instaladas el emisor y el receptor del mismo. Desde el Portal de la Administración Electrónica, dependiente del Gobierno, se recogen diversos programas gratuitos muy fáciles de usar que te ayudarán a firmar digitalmente cualquier documento.

Pero, ¿qué es exactamente la firma digital?

Como recoge la Ley 59/2003 de Firma Electrónica, la firma digital es un archivo cifrado que recoge el documento original y la certificación personal del firmante con el mismo nivel de validez que la firma manuscrita pero mayor seguridad debido a sus características:

  • Identifica al firmante de manera inequívoca.
  • Asegura la integridad del documento, evitando que pueda modificarse durante su proceso.
  • Certifica la validez del mismo, por lo que el firmante no podrá negar la veracidad de su firma.

Utilizar la firma digital en tu gestión documental diaria, como por ejemplo en la emisión de facturas o en la generación de contratos, reducirá el riesgo de fraude de tus operaciones con empleados, proveedores, clientes y colaboradores.

Instala la firma digital en 2 pasos

Al contrario de lo que se pueda pensar, la firma digital de un documento se realiza mediante la instalación de un programa en tu ordenador, sin necesidad de conectar dispositivos externos. Para utilizar la firma digital en tus documentos sigue los siguientes pasos.

1. Genera el Certificado Digital de tu empresa -utilizando el ordenador desde el que vayas a firmar los documentos habitualmente- accediendo desde Internet Explorer o Mozilla Filefox a http://www.cert.fnmt.es y sigue estas instrucciones:

  • En la sección de “Certificado de Representante”, selecciona tu razón social: Administrador Único y/o Solidario, Persona Jurídica o Entidad sin Personalidad Jurídica.
  • Rellena la Solicitud con el NIF de tu empresa, un correo electrónico y los datos de la entidad o su representante legal (DNI y primer apellido).

*Ten en cuenta que el coste del certificado será de 24 euros y que este caduca a los 2 años.

LA FIRMA DIGITAL_Solicitud de certificado

  • Acepta las condiciones de expedición y haz clic en “Enviar petición”.
  • Revisa la bandeja de entrada del correo electrónico que hayas introducido, donde podrás encontrar el código de tu solicitud.
  • Confirma tu identidad de manera presencial acudiendo a las Oficinas de Registro en 10 días naturales desde la fecha de la solicitud.

LA FIRMA DIGITAL_Número de solicitud

  • Una vez que te hayas personado, podrás descargar el certificado desde la sección “Descarga de certificado”. Para ello, rellena los datos solicitados: el NIF de tu empresa y el código de la solicitud, acepta las condiciones y pulsa sobre “Descargar Certificado”.

*Si has utilizado Internet Explorer ya puedes ver cómo el archivo se ha descargado en el ordenador. Si usas Firefox deberás hacer clic en “Instalar certificado”.

2. Accede a VALIDe, el servicio online del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas para la validación de Firmas y Certificados electrónicos. Una vez allí:

  • Haz clic en “Firmar”.
  • Selecciona el certificado en PDF generado en el paso 1 y el documento a firmar y pulsa en “Validar”. Ya puedes descargarte el documento firmado.

Cómo sé si el certificado digital tiene validez

VALIDe también te permite verificar la firma digital de terceros. Para comprobar su validez, selecciona el archivo firmado a verificar, incluye el código que se muestra en la pantalla y haz clic en “Validar”. Tras validarlo, la plataforma te indicará si el certificado es correcto e identifica a quien dice corresponder.

LA FIRMA DIGITAL_Validación firma

Utilidades de la firma digital y experiencia de usuario

En la práctica, utilizar sistemas de generación de firmas electrónicas añadirá seguridad a las gestiones documentales en procesos como la presentación de la Declaración de la Renta, la petición de la vida laboral, la firma de correos y facturas electrónicas y la firma de contratos entre particulares y empresas. Asimismo, la aplicación de la firma digital te ahorrará los costes asociados a la impresión.

Con vistas a tu usuario final o comprador, cuidar de la experiencia de compra añadiendo la firma digital agilizará muchas operaciones. Entre los principales beneficios para el cliente, destacan:

  • Mejor experiencia de usuario, pues puede realizar sus trámites y operaciones a cualquier hora y desde cualquier dispositivo.
  • Optimización del tiempo, evitando desplazamientos o traslados.
  • Menor tiempo de ejecución en algunos procesos, pues ya no hay colas que esperar.
  • Se ahorra papel y electricidad, ya que la autenticación no necesita de la impresión o escaneo de documentos.

Incluir la firma digital en tu empresa es una transformación sencilla y necesaria que los usuarios ya están reclamando.

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