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Leyes de la digitalización de la Administración Pública

La legislación que impulsa la digitalización de la Administración Pública: ¿está al día su entidad?

Lectura: 4 min | 20 Sep 18

Las Administraciones Públicas ya se encuentran en un estado avanzado de digitalización. Entre las causas principales figura la universalización de Internet y de los Smartphones en los ciudadanos así como la aplicación de las leyes 39/2015 (Procedimiento Administrativo) y 40/2015 (Régimen Jurídico del Sector Público), las cuales han impulsado el proceso de digitalización de las Administraciones Públicas.

Trámites básicos como solicitar una cita para renovar el documento de identidad, facturar, matricular un vehículo o declarar ingresos ya se pueden hacer de manera telemática. Este es uno de los cambios más notables que percibimos como consecuencia del proceso de digitalización de la Administración Pública.

Lo cierto es que las reglas del juego han cambiado en España: la implantación y el uso de Internet crece cada año, el número de smartphones continúa incrementándose y cada vez son más las gestiones que se pueden realizar desde la pantalla de un ordenador o un móvil. Estos avances se han trasladado a los organismos públicos, aunque la digitalización de las AAPP es todavía hoy un reto.

La digitalización de la Administración Pública: un diagnóstico de la situación actual

Hablar de la digitalización de la Administración Pública conlleva sus riesgos. La implantación de herramientas y procesos digitales varía en función de cada entidad. No es igual una organización estatal que otra de carácter regional o local.

Para conocer la situación actual, podemos recurrir a distintos estudios que dejan entrever algunas tendencias y generan conclusiones destacadas:

  • La digitalización e incorporación de las nuevas tecnologías a sus flujos de trabajo es la principal preocupación de las Administraciones Públicas. Así se extrae del Estudio de Digitalización de Vodafone, situándose esta problemática por encima de la fiscalidad, la rentabilidad, la diversificación de la oferta, la financiación o el equipamiento, entre otros.Principales preocupaciones de las Administraciones Públicas

Fuente: Estudio de Digitalización del Observatorio Vodafone de la Empresa

  • Según el mismo estudio, un 93% considera que la tecnología es necesaria para el funcionamiento de la institución.
  • Además, el informe muestra que solo un tercio de las Administraciones Públicas dispone de personal propio especializado en digitalización.
  • Como consecuencia, un 67% afirma que necesita ayuda externa para llevar a cabo con éxito su proceso de digitalización. Las principales barreras son la falta de financiación o de personal cualificado.
  • España es el cuarto país de la UE en servicios públicos digitales y obtiene una nota de 94 sobre 100 en Electrónica, según los datos del Índice Europeo de la Economía y la Sociedad Digitales (DESI).
  • El Observatorio de Competitividad Empresarial de la Cámara de Comercio de España indica que el 85% de las empresas nacionales consideran probable o muy probable que su inversión en digitalización irá destinada a la mejora de sus relaciones con la Administración. Mientras el 39,6%  creen que uno de los obstáculos para su digitalización es un desarrollo incompleto de la Administración Electrónica.

En resumen: la digitalización de la Administración Pública debe ser una realidad lo antes posible. Pero se encuentra con frenos como la escasez de personal cualificado, la excesiva burocracia o la falta de financiación.

La digitalización de la Administración, regulada

Con países como Estonia ejerciendo de espejo en el que mirarse, la Administración española se encuentra inmersa en un proceso de digitalización sostenido por dos pilares en forma de normativa: la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común; y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

Ambas entraron en vigor en octubre de 2016 y tienen en común que persiguen la organización gestionada mediante sistemas digitales. Esto hace que sea posible alcanzar unos procesos de trabajo más eficientes y con un menor coste; y la transparencia, garantizando el acceso público a todos los procedimientos y creando una estructura administrativa simple e interconectada.

Por un lado, encontramos que la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común regula la relación entre las Administraciones Públicas y los ciudadanos a través de medios electrónicos. Por otro lado, la Ley 40/2015 de Régimen Jurídico del Sector Público normaliza las relaciones internas y la conexión entre las diferentes Administraciones. Y es que estos son los principales requisitos derivados de ambas y que las Administraciones deben cumplir:

  • Los ciudadanos pueden acceder a los servicios públicos a través del PAG (Punto de Acceso General). Desde allí se les redirigirá a la sede electrónica de cada organismo concreto.
  • Obligación de que todas las Administraciones Públicas cuenten con un registro electrónico general. Si no es el caso, pueden incorporarse al de la Administración General del Estado.
  • La utilización habitual de los medios electrónicos en sus actividades.
  • La verificación de la identidad del interesado para cualquier actividad, ya sea un ciudadano, una empresa o la propia Administración. Como consecuencia, la entidad debe contar con un sistema de identificación que puede ser el DNI electrónico, la firma electrónica, la certificación electrónica o el sello electrónico. Se establece además la diferenciación entre identificación y firma electrónica, regulando que, de forma general, únicamente la primera será necesaria. La segunda se utilizará cuando sea requerido el consentimiento del interesado.
  • Gestión de documentos y expedientes: las Administraciones deben utilizar sistemas digitales en su manejo para favorecer el intercambio y la trazabilidad.
  • El intercambio electrónico de datos entre administraciones debe realizarse en entornos cerrados. De esta forma se sirve de medios electrónicos que protejan la seguridad e interoperabilidad de los sistemas. Por consiguiente, deben garantizar la protección e integridad de los datos personales.
  • Cada Administración debe mantener un archivo electrónico único de los documentos correspondientes a procedimientos en estado finalizado.
  • Todo documento tiene que ser identificado de manera única e inequívoca mediante un metadatado mínimo obligatorio.
  • Regulación del expediente administrativo, fijando los documentos que lo integran y el formato electrónico.
  • Notificaciones: normalización del envío de notificaciones a ciudadanos, empresas y Administraciones por medios electrónicos. El sistema utilizado debe reflejar la identidad de emisor y receptor, el envío, la recepción, el contenido y la fecha.
  • Transparencia: el sistema de gestión debe permitir la consulta en línea. De esta forma se posibilita la visualización y descarga de expedientes y documentos originales hasta su archivo o eliminación.
  • Formación: los trabajadores de la organización deben recibir formación de los sistemas digitales utilizados.

Además, en la Ley 40/2015 quedan fijados dos esquemas nacionales que deben ser tenidos en cuenta:

Una vez analizados todos estos puntos, podrá sacar conclusiones sobre si su Administración está al día. Si además quisiera comprobar si la implantación de algunos servicios y procesos digitales está en la media, el Portal de la Administración Electrónica publica mensualmente los indicadores de las Administraciones españolas, permitiendo además consultar datos anuales:

Datos de la Administración Electrónica en España

En resumen, la apuesta por la digitalización de la Administración Pública cuenta con un marco legislativo vigente. Aún así, todavía existen barreras para conseguir la total implantación de los procesos electrónicos.

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