Tres consejos para mantener la productividad de la plantilla donde quiera que estén - Ideas para tu Empresa
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Productividad

Tres consejos para mantener la productividad de la plantilla donde quiera que estén

Lectura: 3 min | 2 Jul 20

Debido a la COVID-19, oficinas de todo el mundo cerraron sus puertas y se animó a los empleados a trabajar desde casa, a fin de ayudar a combatir la pandemia mundial y cumplir las leyes locales de cuarentena.

Las empresas hicieron un excelente trabajo de rápida adaptación para apoyar a su personal con esta nueva forma de trabajo. Y ahora disponemos de una oportunidad de ir todavía más allá y perfeccionar el rendimiento.

En este artículo vamos a compartir el modo de garantizar el bienestar del personal mediante la promoción de buenos hábitos de trabajo a distancia y, al mismo tiempo, asegurar la productividad del negocio.

Asimismo, exploraremos los métodos de comunicación y colaboración, y ofreceremos algunos consejos sobre la tecnología que necesitas para mantener su negocio en marcha.

Productividad

Proteger el bienestar de las personas y maximizar la productividad

Favorecer el bienestar mental del personal debería ser una prioridad para cualquier empresa. Un estudio reciente de la Universidad de Oxford sugiere que los empleados felices son hasta un  los empleados infelices. Una encuesta voluntaria sobre el ambiente de teletrabajo de la plantilla es una buena manera de comprobar si tus empleados son felices.

Normalmente, la concentración es lo primero que se pierde cuando se trabaja a distancia, ya que la introducción de un nuevo entorno puede perturbar los patrones de trabajo habituales.

Fomenta los buenos hábitos, como desactivar las notificaciones y animar al personal a limitar las comprobaciones de la bandeja de entrada a dos o tres veces al día si es posible. Una sola notificación puede perturbar la concentración hasta 23 minutos.

Existen herramientas que pueden ayudar a los empleados a aprovechar el tiempo para concentrarse en medio de todas las reuniones, llamadas y posibles compromisos familiares:

  • El tablero personal de Outlook MyAnalytics puede ayudarnos a entender cómo utilizamos el tiempo y a encontrar maneras de aprovechar el tiempo más concentrados
  • Los asistentes digitales pueden agilizar las actividades que requieren mucho tiempo. Calendar.help es una gran herramienta para concertar encuentros con horarios comunes con un simple mensaje a Cortana (el asistente de IA de Microsoft)
  • Otros programas como el plugin de Outlook Findtime y el asistente inteligente ai pueden ayudar a tus empleados a ahorrar tiempo

Recuerda: no solo está fomentando un cambio tecnológico, sino también de cultura. Predica con el ejemplo: desalienta la comunicación fuera del horario de oficina, muéstrate flexible y empático y el personal lo seguirá.

Mejorar la comunicación

Compartir información y garantizar que se ha entendido es mucho más difícil para un equipo remoto.

El primer paso es asegurarse de que el equipo funciona como un todo: deben reafirmarse las visiones y objetivos compartidos, asegurarse de que todos conocen su papel y restablecer las líneas de comunicación.

  • Las herramientas de gestión de proyectos como Microsoft Visio o Microsoft Project ayudan a los trabajadores a visualizar los objetivos y permiten trabajar con agilidad para alcanzarlos. El personal puede así compartir archivos, gestionar tareas y trabajar de forma unificada aunque estén en lugares diferentes
  • Las herramientas de videoconferencia son un recurso inestimable cuando los trabajadores están en sitios diferentes. Constituyen un ahorro de tiempo crucial y ayudan a mantener las relaciones entre los miembros del equipo
  • Microsoft Teams supone una ayuda en aquellos aspectos que más tiempo consumen en el trabajo a distancia, ya que los mensajes instantáneos pueden resultar una mejor opción que los correos electrónicos. Puedes establecer videoconferencias fácilmente con cualquier miembro de tu organización, con el mismo nivel de seguridad y de cumplimiento que con Microsoft 365.
  • Utiliza tu tiempo de forma productiva: para peticiones rápidas, es mejor hacer una breve llamada telefónica a tus compañeros o clientes en lugar de organizar una videollamada de 30 minutos. Esto ayudará a aliviar el cansancio de estar pendiente del vídeo y a mejorar la productividad y el bienestar de los empleados.

Recuerda programar y fomentar las reuniones informales con y entre equipos. Estas no solo ayudan a mantener las relaciones, sino que pueden servir para comprobar el bienestar de la plantilla.

Este período va a ser más difícil para algunas personas que para otras, y no sabrás quién sufre más a no ser que dedique algún tiempo a preocuparse por ellos.

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Fomentar la colaboración

Todos sabemos que la colaboración es crucial para el éxito. Ahora, con el personal en teletrabajo, es más importante que nunca que los equipos sigan sintiendo que pueden trabajar juntos.

Por ello, deberás encontrar nuevas formas de trabajo en colaboración, tan estrecha como sea posible:

  • Las aplicaciones de revisión de documentos en tiempo real pueden ayudar a reducir la confusión y acelerar el proceso de aprobación y respuesta
  • Considera la posibilidad de subir el negocio a la nube, ya que los servicios que allí se ofrecen son de gran alcance e ideales para una plantilla en teletrabajo. Ello permitirá a tus empleados acceder a aplicaciones, correo electrónico, datos y mucho más fácilmente desde cualquier lugar del mundo
  • La nube también puede ayudar a garantizar la seguridad de la información crítica de tu negocio. Funcionalidades como Backup-as-a-Service (BaaS) garantizan tranquilidad frente a los tiempos de inactividad, incluso si se produce una brecha de seguridad

Si necesitas asistencia personalizada sobre herramientas de productividad y colaboración, habla con uno de nuestros asesores

 

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