Metodologías ágiles: ¿qué son y cómo aplicarlas a la pyme?
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Metodologías ágiles: ¿qué son y cómo aplicarlas a la Pyme?

Lectura: 5 min | 19 Oct 20

Autor: Monica Valle

Ser ágil es reaccionar con rapidez en cualquier situación y ser capaz de adaptarse a los cambios. Agile, Scrum, Kanban, Lean, Design Thinking … Son términos y conceptos cada vez más extendidos y aplicados en las empresas basados precisamente en la agilidad. ¿En qué consisten?

Básicamente se trata de metodologías de trabajo y de gestión de proyectos que pueden proveer numerosas ventajas si son bien aplicadas. Algunos de sus beneficios pueden ser, por ejemplo, lograr un ahorro de tiempo y de costes, aumento de la productividad o una mejor gestión de los recursos, mejorando la colaboración e interacción del equipo implicado.

En definitiva, una mayor agilidad a la hora de desarrollar los proyectos, como su propio nombre indica, que puede permitir una mejor planificación, mayor flexibilidad y adaptación a los cambios. Su objetivo, además de maximizar la eficiencia durante el proceso de producción, es conseguir la mayor calidad del producto final.

Este tipo de métodos son especialmente interesantes en casos en los que se necesita una rápida capacidad de respuesta, tomar decisiones con fluidez o en épocas de incertidumbre, por eso pueden ser interesantes en el contexto en el que nos encontramos.

Volviendo a los términos mencionados. Fundamentalmente, todos responden a filosofías de trabajo basadas en la agilidad, pero, ¿en qué consisten y en qué se diferencian?

Agile

La metodología Agile es probablemente una de las más populares. Aunque su origen es incluso anterior, su “fecha de nacimiento” está vinculada a la publicación del Manifiesto Ágil. Se trata de un documento redactado en 2001 por un grupo de profesionales de la programación que buscaban un cambio en la manera de desarrollar el software informático, alejado de los rígidos modelos tradicionales.

Precisamente por esto es una filosofía muy ligada a las áreas de tecnología y al desarrollo de software, pero se puede aplicar a cualquier tipo de proyecto. De hecho, pronto se trasladó a otros ámbitos dentro de las empresas, con el objetivo de realizar objetivos de la forma más rápida y flexible.

Algunos de los principios de este manifiesto giran alrededor de la satisfacción al cliente como máxima prioridad, la importancia de la motivación de los individuos que trabajan en los equipos o aprovechar el cambio para ponerlo al beneficio del cliente.

Scrum

Enmarcada dentro de los métodos ágiles, Scrum cuenta también con una larga historia. El término proviene de la formación denominada scrum del rugby , en la que todos los jugadores del equipo juegan en bloque, unidos.

En la práctica, el método scrum consiste en elaborar un cronograma de acciones planificadas por semanas. Los proyectos se dividen en pequeños bloques (denominados sprints ) que se van revisando fase a fase, semana a semana. Haciendo un paralelismo deportivo, el equipo juega de forma unida, aprendiendo de las victorias y derrotas para mejorar constantemente. Según el informe de Gartner Agile in the Enterprise , esta es la metodología ágil más implementada en las empresas.

Kanban

El método Kanban seguramente es el más comprensible y usado por todos, incluso sin saber que estábamos haciendo uso de esta metodología. Su objetivo es mejorar la eficiencia y la productividad del equipo implicado en un proyecto, para lo cual se elabora una tabla en la que se divide el trabajo en tres columnas básicas de tareas: pendientes, en proceso y finalizadas. Esta tabla tiene que estar siempre a la vista de todos los miembros del equipo y actualizada para evitar olvidos o duplicidades de tareas. Existen numerosas herramientas informáticas basadas en esta metodología que permiten trabajar en esta tabla en un formato virtual.

Lean

Este método tiene su origen en la empresa japonesa Toyota y está basado en la mejora continua y eliminación de errores. Su filosofía es la de poner en el centro de la estrategia al cliente, haciendo hincapié en eliminar cualquier actividad superflua que no agregue valor al producto final. Su objetivo es obtener la mayor satisfacción de los clientes maximizando la eficiencia: usando el menor número de recursos posibles y eliminando todo aquello que no aporte nada.

Design thinking

Esta metodología es usada especialmente por diseñadores, aunque sus bases se pueden exportar a otras actividades. Precisamente el “pensamiento de diseño” se basa en ponerse en la piel (o la mente) de un diseñador cuando desarrolla sus propuestas para obtener soluciones innovadoras o dar respuesta a un problema.

Los principios de esta metodología se basan en empatizar con el cliente, diseccionar el problema para entenderlo bien, pensar soluciones de forma diferente sin ponerse límites, hacer prototipos y probarlos hasta dar con la mejor solución.

¿Cómo aprovechar e implementar estas metodologías en la pyme?

En ocasiones se han asociado este tipo de metodologías a las grandes empresas pero no tiene por qué ser así. Al contrario, las pequeñas y medianas empresas pueden beneficiarse mucho de estas metodologías , especialmente a la hora de gestionar proyectos complejos o mejorar sus procesos internos. Ahora bien, eso no significa que puedan aplicarse a cualquier tipo de proyecto. El primer paso para implementarlo o no es saber si nuestra empresa o proyecto encaja con alguna de las metodologías ágiles y hacerlo de forma consciente.

Las pymes se caracterizan precisamente por ser, en términos generales, más ágiles y flexibles, pudiendo cambiar el rumbo ante un problema o tomar decisiones importantes con mayor rapidez que una gran empresa, en la que se ven implicados más departamentos y personas en la toma de decisiones.

¿Dónde se puede aplicar?

Pueden implementarse en la cultura empresarial de forma global o bien aplicarse en áreas, departamentos concretos o en proyectos a nivel individual.

Planificar y priorizar las necesidades. Uno de los principales retos que suelen surgir a la hora de lograr los hitos y objetivos de un proyecto es establecer y cumplir un calendario. Estos métodos ágiles pueden ayudar a organizar y planificar mejor el tiempo de todo el equipo implicado, así como definir mejor las prioridades de cada una de las tareas que componen el proyecto.

Objetivos flexibles. No hay una hoja de ruta que valga para todas las empresas o proyectos, cada uno adaptará las metodologías ágiles a sus características. No hay nada preestablecido, al contrario, está orientada a cumplir los objetivos de una forma flexible y ágil, incluso si esas metas van modificándose con el tiempo.

Formación e implementación. Aunque no exista una manera correcta o concreta de llevarlos a cabo, sí hay ciertos principios que ayudan a que se implemente de la mejor forma para cada caso. En ciertas metodologías o en casos complejos puede requerir cierto tiempo de formación para obtener todos sus beneficios o de herramientas informáticas que apoyen las diferentes fases del proceso.

En este sentido, estos conceptos y metodologías se pueden apoyar también en una serie de tecnologías, software y aplicaciones diseñadas para ello. De hecho, durante los últimos años han surgido una gran cantidad de herramientas desarrolladas específicamente para ayudar a manejar proyectos basados en metodología ágil.

El estado de la agilidad a nivel global

El Informe del Estado de la Agilidad (State of Agility Report) reúne cada año a miles de profesionales y ejecutivos que han implementado esta metodología en sus empresas para analizar la actualidad de esta metodología y sus tendencias. La última edición de 2020 de este estudio apunta a que, si bien la metodología ágil surgió de las áreas de tecnología y desarrollo de software, otras como el marketing, los recursos humanos o las ventas pueden beneficiarse de ella.

Entre las razones que estos profesionales dan para adoptar esta metodología ágil se encuentran la de mejorar la capacidad de gestionar las prioridades cambiantes o una mayor productividad. En cuanto a los beneficios, destacan los relacionados con la rapidez y la adaptabilidad, señalando como algunos de los principales un menor tiempo de entrega o un aumento de la moral del equipo.

Autor

Monica Valle

Periodista y presentadora especializada en ciberseguridad. Directora Bit Life Media

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