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Planifica mejor tu tiempo con estas herramientas gratuitas

Lectura: 3 min | 23 May 19

Autor: Isabel Alba

Los autónomos, profesionales, los pequeños negocios cuentan con jornadas laborales interminables, prácticamente en solitario y resolviendo situaciones que requieren inmediatez y acción en el corto plazo. Por eso, es indispensable gestionar el tiempo de manera óptima y para ello existen herramientas que pueden ayudar a conseguirlo.

Comienza tu día con la matriz de Eisenhower: se dice que el presidente estadounidense Eisenhower dijo una vez:

“Las decisiones más urgentes rara vez son las más importantes”

Nos apremia el tiempo, a todos nos ocurre cuando nos disponemos a realizar nuestra larga lista de tareas. Quizá por una fecha de entrega poco realista, falta de organización en nuestro propio calendario, aceptación de trabajos de última hora… Ante esto, la matriz de Eisenhower nos invita a plantearnos la siguiente pregunta: ¿sabemos diferenciar entre lo urgente y lo importante?

Eisenhower se consideraba un experto en la gestión del tiempo. Estaba convencido de que hacía todo lo que tenía que hacer ‘cuando lo tenía que hacer’. Llegados a este punto, ¿por dónde empezamos? Lista tus tareas y comienza a clasificarlas dentro de los cuatro cuadrantes que nos propone la matriz de Eisenhower. Esta surge de cruzar dos parámetros: lo importante y lo urgente. La reflexión debe ser concienzuda y realista. De lo contrario, te parecerá que debes hacerlo todo de forma inmediata, provocando tensiones, estrés e incluso bloqueos.

Cómo clasificar tus tareas con la matriz Eisenhower

Al inicio de cada día, clasifica tus actividades en:

  • Cuadrante 1: tareas urgentes e importantes. Deberás empezar por aquí, ¡hazlo ya!
  • Cuadrante 2: tareas importantes pero no urgentes. Es el momento de planificarlas en un tiempo adecuado, teniendo en cuenta la fecha límite de entrega. ¡Decide cuándo lo harás!
  • Cuadrante 3: tareas urgentes pero no importantes. Esta es la zona que entraña un mayor peligro. De forma habitual te verás atrapado realizando este tipo de acciones que llegan a última hora. Deberás encontrar la forma de delegarlas.
  • Cuadrante 4: tareas ni urgentes ni importantes. Simplemente, hazlo más tarde. Puedes ir recogiendo estas actividades en lo que se llama un Think Tank o caja de las ideas.

Matriz Eisenhower

Como complemento a esto, en el entorno online hay una extensa gama de soportes para aumentar nuestra productividad.

  1. Herramientas y apps para el listado y la gestión de tareas 

Para la gestión de tareas, existen desde los diferentes blocs de notas que suelen incorporar por defectos los smarthphones, hasta apps muy útiles como:

  • TickTickaplicación para apuntar tareas pendientes con un diseño atractivo y de fácil manejo donde podrás establecer un tiempo límite para tus tareas y recordatorios recurrentes. Es gratuita aunque también tiene disponible una versión Premium. Disponible, en castellano, tanto para iOs como para Android.
  • Lista de tareas: un gestor de tareas gratuito con diseño muy sencillo pero con bastantes opciones como widgets, notificaciones inteligentes, sincronización con Google… Está disponible en castellano.
  • Trello: herramienta online, que cuenta además con una app, tanto para iOs como para Android, que permite gestionar proyectos de manera fácil y eficaz. Con Trello puedes organizar tus actividades en equipos, tableros, listas y tarjetas. Incluso puedes crear listas de tareas. Por ejemplo: los equipos pueden ser los clientes, los tableros los meses, las listas serían semanas y dentro de cada una, ya insertarías tareas como promoción de campaña en Facebook Ads, seguimiento de ventas, facturación y cobro….
    Permite la sincronización con el calendario de Google, delegación de tareas a otros colaboradores, notificaciones de vencimientos…  Es ideal si quieres evitar miles de correos en tu bandeja de entrada.

Cómo utilizar Trello

2. Herramientas para activar recordatorios

  • Recordatorios (solo en iOS): app con funcionalidades básicas para listar tareas. La integran los dispositivos de apple por defecto. Esto te permite sincronizar tus ocupaciones en todos tus dispositivos gracias a iCloud. Además te permite crear segmentos de listas (trabajo, casa, ocio…) y también incluye la función de avisos por geolocalización. Recordatorios
  • Google Keep: herramienta gratuita de Google para listar tareas, personalizable y con opción a añadir widgets adicionales. Además, Google Keep te da la posibilidad de insertar fotografías o etiquetarlas según ubicación, lo que se conoce como geoetiquetado.
  • Recordatorios en Google Calendar: esta es otra funcionalidad que te ofrecen los productos de Google y que la encontrarás dentro del mismo calendario. Tan solo debes tener marcado en la parte inferior izquierda la opción de recordatorios. Posteriormente, el procedimiento es similar a la creación de un evento. Sitúa el cursor en un espacio vacío del calendario y pulsa sobre el símbolo + Crear y pulsa sobre Recordatorio.

Recordatorios en Google Calendar

Por último, destacaría como curiosidad lo último incorporado por Google Calendar: objetivos. Se trata de un asistente que realiza una búsqueda en tu calendario para incluir una nueva actividad y encontrar la franja horaria para realizarla. Selecciona la frecuencia y recibirás una propuesta. Puedes aceptarla o aplazarla y ajustar un nuevo horario. Sería la guinda del pastel para tu eficiente trabajo de planificación.

Autor

Isabel Alba

Lcda. en CC de la Comunicación (especialidad Periodismo). Máster en Dirección de Comunicación Empresarial e Institucional por la Autónoma de Barcelona. Experto Universitario en Protocolo y RRII. Máster en Coach Personal. Extensa formación en el ámbito de la comunicación pública y la oratoria, Comunicación de Marketing, Comunicación de Marca y estrategia de Comunicación Corporativa. Así como Branded Content y transformación digital.

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