Protección de archivos online: cómo enviar documentos con seguridad
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Protección de archivos online

Protección de archivos online: cómo enviar y compartir documentos con seguridad

Lectura: 3 min | 22 Abr 20

La actual situación de crisis sanitaria ha obligado a muchas empresas a cambiar sus rutinas y procedimientos. Ahora, con el auge del teletrabajo, una de las preocupaciones habituales es el intercambio de documentos seguro fuera de los entornos protegidos de la empresa. Te damos algunos consejos para la salvaguarda de la información corporativa sensible.

Situaciones extraordinarias requieren medidas extraordinarias. Y las últimas semanas lo están siendo para muchas empresas, que se han visto obligadas a cambiar sus hábitos. Principalmente, por la necesidad de implantar el teletrabajo. Y, con él, llegan de la mano una serie de medidas que se hacen, ahora más que nunca, necesarias para la protección de archivos corporativos.

Porque incluso hay quien trata de aprovechar las situaciones más desesperadas para sacar rédito. Es el caso de algunos hackers, que están lanzando ciberataques utilizando el contexto generado por el COVID-19. Por esto, si normalmente ya es esencial establecer medidas de ciberseguridad, ahora lo es todavía más, puesto que muchos trabajadores están utilizando sus redes y recursos domésticos para continuar ejerciendo su labor.

Dentro de todos los componentes que conforman la seguridad virtual de una empresa, en este post queremos centrarnos en uno: el envío e intercambio de documentos, especialmente sensible cuando éstos contienen información confidencial.

En este sentido, si los archivos que vas a compartir cuentan con información sensible, has de saber que hay varias opciones para encriptarlos y protegerlos y asegurarte de que solo las personas seleccionadas puedan ver esa información. A continuación, te damos algunos consejos:

1. Encriptación de carpetas y archivos:

Cuando enviamos por email un archivo que contiene datos confidenciales, debe ir protegido. Especialmente si hay datos como la dirección, número de teléfono o email de clientes o información de la empresa.

Para hacerlo, hay múltiples opciones. Desde algunas más sencillas a otras más complejas. Reseñamos la más simple y accesible. Seguro que tienes instalado en tu ordenador algún programa de compresión. Por ejemplo, WinZip o 7Zip. Pues bien, cuando tengas que compartir un documento sensible, te recomendamos que los utilices para protegerlo siguiendo estos pasos:

-Incluye el documento (Word, Excel, etc.) en una carpeta.

-Una vez esté el documento dentro de la carpeta, sobre ella pulsa el botón derecho del ratón. Selecciona el programa que utilices, por ejemplo, 7Zip y, después, haz clic en «Añadir al archivo»

protección de archivos 7zip

-Después se abrirá una ventana con varios campos. Para encriptar la carpeta, y por ende el documento, solo necesitas incluir una contraseña en el apartado de «Encriptación».

protección de archivos con contraseña

-Envía el ZIP encriptado al destinatario. Para abrirlo, tendrá que incluir obligatoriament la contraseña. Te recomendamos que se la envíes, si vas a utilizar el mail, en un correo diferente al que va adjunto el archivo encriptado. Todos nos hemos equivocado de receptores alguna vez en un mail, pero si envías la contraseña en otro mail evitas que alguien que no es el destinatario reciba ese correo por equivocación.

WinZip funciona de manera muy similar. Pero hay más opciones, como por ejemplo la que da por defecto Windows. Sigue estos pasos:

-Haz clic con el botón derecho en un archivo o carpeta

-Selecciona «Propiedades».

-Selecciona el botón «Opciones avanzadas» y marca la casilla de verificación «Cifrar contenido para proteger datos».

cifrado documentos

-Pulsa el botón «Aceptar«. Se cerrará la ventana «Atributos avanzados». A continuación, selecciona el botón «Aplicar» y después «Aceptar».

Si tienes otros sistemas operativos como por ejemplo macOS o quieres cifrar dispositivos Android o iOS, os recomendamos esta guía de la Oficina de Seguridad del Internauta.

2. Envío vía link para la protección de archivos

Existen otras alternativas. Por ejemplo, son muchas las plataformas de intercambio de archivos disponibles en Internet. Seguro que conoces wetransfer, pero hay más opciones. Algunas de ellas ofrecen al usuario funcionalidades de codificación interesantes.

La mayor parte de estas plataformas posibilitan esta opción en su versión premium, pero otras como pCloud Transfer permite encriptar los archivos e insertar una contraseña para aumentar la seguridad en su versión gratuita, tal y como se muestra en esta captura.

encriptación pccloudtransfer

 

3. Servicio de VPN

VPN hace referencia a Virtual Private Network. Esta tecnología ha cobrado una gran importancia para dar soporte a las empresas en estos momentos de teletrabajo. Pero, ¿en qué consiste exactamente? Son redes privadas que conectan varios terminales a través de internet y que garantizan la seguridad de la documentación que se recoge en ella, ya que la información está cifrada. Además, al conectar diversos ordenadores, posibilita compartir esta información de forma rápida con toda la plantilla de una compañía. Es una de las opciones más recomendables para las empresas.

La seguridad informática siempre ha sido vital para el buen funcionamiento de una empresa. Más todavía en momentos como éste, donde la improvisación puede ganar enteros con el fin de mantener la actividad. Por esto, es esencial conocer las herramientas y plataformas disponibles para la protección y el envío de archivos y para mantener a salvo de terceros la documentación de nuestro negocio.

 

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