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Registro laboral

Registro de la jornada laboral: cómo adaptar tu empresa a la nueva normativa y evitar sanciones

Lectura: 4 min | 16 May 19

El pasado 12 de mayo entró en vigor la normativa enmarcada dentro del Real Decreto-ley 8/2019 de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Esta ley regula los horarios laborales de los empleados, que tienen que fichar a la entrada y salida de su centro de trabajo. En consecuencia, todas las empresas deben disponer de un sistema de control horario. A continuación analizamos todas las implicaciones que tiene esta regulación.

El Real Decreto-ley 8/2019, que modifica el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, establece la obligación de que las empresas garanticen el registro de la jornada laboral de sus trabajadores. Para ello, deben establecer un sistema que permita a los empleados fichar tanto a la entrada como a la salida de su puesto de trabajo.

Si bien hasta ahora las empresas únicamente tenían esta obligación en el caso de los empleados con jornada reducida, ahora esta imposición se hace extensiva a toda la plantilla. Esto es, todas las empresas con asalariados deben cumplir con esta norma. Para resolver cuestiones que puedan generar dudas, el Ministerio de Trabajo ha publicado una guía práctica sobre el registro de la jornada laboral.

Obligaciones y garantías de las empresas en el registro

El objetivo principal de esta medida es comprobar que los trabajadores cumplen con las 40 horas semanales máximas que establece la ley. Y, en caso de que realicen horas extra, la finalidad será contabilizarlas para que no excedan el límite legal, que está en 80 horas. El incumplimiento de esta nueva norma puede conllevar sanciones de hasta 6.250 euros por infracción grave.

Registro laboral diario

El Instituto Nacional de Estadística cifra que, durante el primer trimestre de 2019, se han realizado 2,63 millones de horas extras no pagadas a la semana. El Real Decreto-ley sirve para evitar que el número total de horas trabajadas no se corresponda con el número de horas estipuladas. Así, la empresa debe garantizar los siguientes aspectos:

  • Registro diario de la jornada. Este incluirá como mínimo la hora exacta de inicio y fin de trabajo de cada empleado, independientemente de la flexibilidad horaria prevista anteriormente. Además, las empresas que quieran pueden registrar también el tiempo de trabajo efectivo y de descansos.
  • Conservación de dicha información durante un plazo de 4 años.
  • El trabajador, su representante legal y la Inspección de Trabajo deben poder acceder a este documento siempre que lo necesiten.

Métodos de registro de la jornada laboral

El control horario se puede realizar de formas distintas, dependiendo de qué tipo de empresa sea y de qué fórmula acuerde el empresario con sus trabajadores. El texto publicado en el BOE estipula que este registro debe hacerse a través de autorregulación, es decir, mediante negociación colectiva o acuerdo de la empresa. Si la negociación no diese resultado, la decisión estaría en manos del empresario. Eso sí, siempre previa consulta con el representante legal de los trabajadores.

No hay una forma específica o única de llevar a cabo ese control. No obstante, las empresas deben tener en cuenta que estos datos tienen que estar disponibles, como mínimo, durante cuatro años. En este sentido, distinguimos dos tipos de métodos: los tradicionales y los digitales.

  • Las empresas que se decanten por sistemas tradicionales pueden recurrir a una hoja de registro. En ella deben figurar tanto la hora de entrada y salida de los empleados como sus datos y firma. También pueden recurrir a un reloj de fichaje. Cabe tener en cuenta que los cuadrantes horarios no constituyen una forma válida de registro.
  • En aras de garantizar una mayor fiabilidad e inalterabilidad de los datos, es recomendable utilizar sistemas de registro digitales. Por ejemplo, una tarjeta de fichaje, el registro de la huella dactilar o el control mediante una app. Estos métodos no solo mejoran la seguridad de la información, sino que son fácilmente almacenables y accesibles por la empresa y los trabajadores. La utilización de herramientas como Checking Plan, una solución de Vodafone para gestionar el control horario, es una de las opciones recomendables. También es preferible que la información quede almacenada en la nube.
  • En el caso de las personas que teletrabajen, el registro también debe efectuarse diariamente. En esta situación, el trabajador podría inscribir sus datos de forma manual, o bien en remoto. Para ello, el empleado tendría que grabar el horario en el que enciende y apaga el dispositivo con el que trabaje y cronometrar sus pausas y descansos para, posteriormente, dejar constancia de ello.

Sanción por incumplir la normativa de registro laboral

Sanciones económicas por incumplimiento

Las empresas que no cumplan con este mandato pueden enfrentarse a multas que oscilan entre los 626 y los 6.250 euros. Así, la cuantía variará en función de la gravedad. Las multas de grado mínimo estarán entre 626 y 1.250 euros, las de grado medio, entre 1.251 y 3.125, y las de grado máximo, entre 3.126 y 6.250 euros.  De la misma forma que la obligatoriedad recae sobre la empresa, será también ésta quien se haga responsable de las posibles sanciones económicas.

No obstante, el Ministerio ha afirmado que durante las primeras semanas, donde se realizarán diversos controles, no se harán efectivas las sanciones. Eso sí, las empresas tienen que demostrar que están en plena negociación con los empleados para instaurar el modelo de fichaje.

Excepciones: quiénes están exentos de fichar

Según la guía práctica publicada por el Ministerio de Trabajo, hay ciertos perfiles para los que el registro de la jornada laboral no es de obligado cumplimiento:

  • Trabajadores con relaciones laborales de carácter especial. Todos los trabajadores incluidos en este régimen (especificados en el artículo 2 del Estatuto de los Trabajadores) deben atenerse a lo establecido en su normativa correspondiente. Además, la guía exceptúa concretamente al personal de alta dirección de las empresas.
  • Socios de cooperativas y autónomos. La guía es aún más específica en el caso de los cooperativistas, afirmando que “la normativa laboral no resulta de aplicación salvo remisión expresa”.

En el caso de personas con contrato parcial, ya contaban con la obligación de registro previamente. Cabe mencionar también a los trabajadores cuyo registro esté contemplado en el Real Decreto 1561/1995 sobre jornadas especiales de trabajo. Se engloban aquí los profesionales de determinados servicios de transporte por carretera, de la marina mercante o de operabilidad fronteriza en el transporte ferroviario. En todos los casos están sujetos a sus propias directivas comunitarias.

La normativa sobre el control de la jornada laboral, cuya responsabilidad recae directamente en las empresas, es ya una realidad. Nuestro país pasa de carecer de la obligación de ejercer este registro a contar con uno de los sistemas más rígidos de Europa. Por ello, si tienes una empresa, lo mejor es que llegues a un acuerdo con tus trabajadores lo antes posible.

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