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Cómo identificar las tareas rentables en tu empresa

Tareas rentables para tu Pyme: ¿cómo identificarlas? [Infografía]

Lectura: 4 min | 7 Dic 18

En toda Pyme existen tareas más o menos rentables. El principal problema al que se enfrentan los directivos es no saber diferenciarlas porque nunca las han calculado o categorizado. Te damos todas las claves identificarlas y optimizar tus recursos.

Alcanzar los objetivos anuales es el cometido de cualquier Pyme, y lograrlo es posible gracias a todas las acciones y tareas que llevamos a cabo diariamente. Por muy pequeñas o mecánicas que puedan parecer, la mayor parte de ellas suman en pos del resultado final. Sin embargo, no todas deben tener la misma prioridad ni requieren el mismo esfuerzo por parte de los trabajadores. Por ello, es fundamental identificar cuáles son las tareas rentables para tu Pyme y cuales no. Por ende, se trata de localizar aquellas que podemos delegar o externalizar.

En general, podemos categorizar las tareas que se realizan en nuestra Pyme en dos tipos: las rentables y las no rentables o de más baja rentabilidad. Las primeras requieren más tiempo dada la elevada importancia para la consecución de los objetivos. Las segundas, en cambio, pueden ser confiadas a otras personas más fácilmente.

Asimismo, las tareas rentables para tu Pyme son aquellas que mayor valor aportan a la empresa y, por tanto, las horas que dedicas a ellas se traducen en una mejora de resultados. La otra cara de la moneda son las tareas no rentables para tu Pyme, aquellas que priori no presentan prácticamente ningún valor añadido a la compañía.

4 pasos para identificar las tareas rentables para tu Pyme

Una de las principales dificultades de las empresas es no identificar bien qué tareas pertenecen a uno u otro grupo. A continuación, te damos las claves para ayudarte:

Infografía tareas reantables

  1. Apunta todas las actividades que realizas durante el día

Aunque parezca algo trivial, es fundamental tener claras todas las tareas que llevamos a cabo a lo largo de la jornada. Te recomendamos algo tan simple como hacer una lista y anotar todo aquello a lo que dediques tiempo, ya sean actividades con una frecuencia regular o de carácter esporádico. Repasa mentalmente cómo es un día de tu trabajo y apunta incluso aquello que no te parezca significativo.

  1. Contabiliza el tiempo que dedicas a cada una de ellas

Una vez que tienes claro cuáles son tus cometidos diarios, el siguiente paso es saber cuánto tiempo dedicas a cada uno de ellos. Este dato te ayudará a cuantificar la importancia de cada uno y, por consiguiente, su rentabilidad. Además, te puede servir para detectar si hay alguna de las tareas en la que estás invirtiendo más tiempo del que deberías y enmendarlo.

  1. Determina la importancia de las tareas

Conocer la relevancia que tiene cada actividad es esencial para crear un orden y establecer prioridades. Existen algunos métodos que puedes seguir si no tienes muy claro qué es lo realmente importante y qué es secundario. El más conocido y utilizado es la matriz de Eisenhower. Esta ecuación se divide en cuatro cuadrantes:

  • Importante y urgente: aquellas tareas dedicadas a solucionar problemas que no pueden esperar. Es decir, la urgencia la marca la inmediatez con la que tenga que ser abordada cada tarea. Por ejemplo, presentar las declaraciones de impuestos es una actividad importante y urgente, ya que hay un plazo estipulado para ello que no se puede sobrepasar.
  • Importante pero no urgente: aquí se engloban las labores que son relevantes para conseguir los objetivos, pero no tienen el carácter de urgencia temporal. Es el caso, por ejemplo, de la elaboración de un manual de crisis. Una labor necesaria para paliar los daños reputacionales o económicos que pueda sufrir la empresa. Esta tarea pasaría a convertirse en importante y urgente en caso de que repentinamente surja un conflicto.
  • Urgente pero no importante: suelen derivar de acciones improvisadas del día a día, como una llamada de teléfono de un cliente, una reunión o un correo electrónico que tengas que responder.
  • Ni urgente ni importante: se refiere a todas aquellas funciones que pueden esperar para ser ejecutadas. Por ejemplo, ordenar los correos electrónicos por categorías es una de esas acciones que nos vendría bien llevar a cabo pero que no es ni importante ni urgente para nuestra actividad empresarial.
  1. Asocia cada tarea con la categoría a la que corresponda

El siguiente paso es definir a qué grupo (rentable o no rentable) pertenece cada actividad, algo para lo que el cuadrante anterior es de gran utilidad. Tanto la relevancia como el tiempo que dedicas a cada una de ellas son factores decisivos para distinguir las actividades estratégicas para tu compañía. Por último, necesitas fijar una agenda de trabajo que marque los días en los que vas a desempeñar las tareas.

¿Qué tareas son de rentables y cuáles no lo son tanto?

Cada empresa tiene sus propios objetivos y, por lo tanto, realiza una serie de actividades para conseguirlos. Sin embargo, hay ciertas labores empresariales comunes a todas las compañías que pueden clasificarse según su importancia y según la mejora de resultados que supongan.

Dentro de las tareas rentables de alta rentabilidad se encuentran las siguientes:

  • Elaboración del presupuesto
  • Diseño de campañas comerciales o de marketing, ya que repercutirán directamente en los resultados finales
  • Empleo de herramientas digitales para reducir tiempos y costes
  • Formación del personal

Como tareas no rentables o de menor rentabilidad se podrían clasificar:

  • Seguimiento o traqueo de cobros, ya que tus clientes deberían pagar en plazo
  • Responder correos electrónicos o llamadas no urgentes
  • Reuniones internas
  • Seguimiento incidencias que no tengan relación con el objeto del negocio

En definitiva, clasificar las tareas rentables para tu Pyme de las no rentables te ayudará a incrementar el rendimiento de tu negocio progresivamente, destinando más tiempo a aquellas cuya relación con los resultados de negocio es directa y optimizando la dedicación de horas y recursos a aquellas que no suponen un valor añadido para tu empresa.

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