Teletrabajo: apps imprescindibles para trabajar fuera de la oficina - Ideas para tu Empresa
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Teletrabajo: apps imprescindibles para trabajar fuera de la oficina

Lectura: 4 min | 7 Oct 20

A dos meses de finalizar el año todavía hay empresas que no han vuelto a las oficinas. En algunas ha vuelto la mitad de la plantilla. Y otras directamente han dejado de contar con las oficinas para instaurar el teletrabajo definitivamente. Esta forma de trabajar conlleva muchos factores positivos, aunque también hay que saber aplicarlo porque plantea numerosos retos para las entidades. En este post detallamos las aplicaciones que pueden facilitar el teletrabajo para todos aquellos que ahora tienen la oficina en el salón.

En 2019 los datos que reflejaba el teletrabajo solo alcanzaba al 4,8% de los españoles, según el INE. Ahora que la mayor parte de los trabajadores han experimentado lo que es trabajar desde casa, un alto porcentaje quiere combinar el teletrabajo con la presencialidad en la oficina. Según una encuesta de Adecco, el 77% de los consultados afirmaba que quería tener las dos formas de trabajo durante la semana. Por tanto, es una realidad que las residencias se han convertido, en parte, en espacios de trabajo.

Para que el teletrabajo entre en acción en una empresa no vale solo trasladar los equipos de la oficina a los hogares de los empleados. La comunicación se presenta como una de los pilares clave a solucionar si una empresa decide implementar el trabajo desde casa. Pero también la tecnología y el uso que hagamos de ella. Las reuniones y el contacto con los compañeros pasa a ser telemático, por tanto, hay que adaptar esta comunicación para que no suponga un hándicap en el rendimiento de la compañía. Te mostramos algunas de las herramientas que tu compañía debe tener en cuenta para que el paso de un espacio a otro sea lo más armonioso posible.

Herramientas para organizar el trabajo

Poder planificar las tareas pendientes se puede llevar a cabo desde diferentes aplicaciones. Éstas te ayudarán a tener una visión global de lo hecho y lo que falta por hacer. Además, puedes interconectar los calendarios por departamentos o por usuarios. Te damos algunas opciones para que organices tus obligaciones de la mejor manera.

  • Trello: Trello funciona como un tablero de tareas virtual que apuesta por la metodología Kanvan. Esta metodología es comprendida como una de las formas ágiles de trabajar que se ejecuta a través de una metodología visual sencilla y colaborativa. La herramienta permite crear tablones de trabajo con temáticas diferentes y en los mismos tablones puedes hacer listas sobre el estado en el que están las diferentes ocupaciones. Además, puedes agregar a otros participantes y, de esta manera, tener un tablón global con un departamento concreto en el que verás en qué punto están las responsabilidades de cada empleado u oficina.

Foto: Trello
  • Asana: Una de las ventajas de Asana es que puedes elegir cómo ver los proyectos que está ejecutando la empresa: hoja de cálculo, tableros ágiles, diagrama de gant o en un bloc de notas. Esta variedad de opciones te da libertad como usuario para elegir el formato con el que se sienta más cómodo. Además, la creación de cometidos es muy detallada y permite hacer un seguimiento del estado en el que se encuentra cada tarea para que los trabajadores puedan ver cómo evoluciona el trabajo.
  • Evernote: Esta herramienta tiene un gran número de funcionalidades, una de ellas la sincronización y organización del trabajo. Así, este apartado te permitirá tomar notas con todo tipo de archivos: imágenes, audio o archivos escritos en la propia app sobre las funciones que tienes que gestionar. Al mismo tiempo, gracias a su buscador podrás encontrarlas fácilmente y por medio de las carpetas, administrarás y ordenarás el trabajo de una manera más clara.

Herramientas de comunicación

Ahora que sabemos qué aplicaciones pueden ayudar a tu empresa a ordenar el trabajo, te contamos cuáles son las herramientas que tienes que tener en cuenta para potenciar una comunicación óptima. Las aplicaciones que han facilitado las videollamadas han sido las que más fama han ganado los últimos meses. Esto se debe a que su uso ha sido personal y profesional.

  • Teams: La aplicación de Office ha tenido un papel fundamental en la pandemia. Esta plataforma da acceso a hablar con cualquier persona de la empresa, tanto a través de su chat como por llamada o videollamada. Por supuesto, su calendario da la posibilidad de organizar reuniones donde se vean implicados varios empleados.

Foto: Microsoft
  • Zoom: Este software es parecido a la aplicación anterior. Aunque tiene alguna funcionalidad menos: no permite tomar notas de la reunión en la misma aplicación, ya que habría que salir de ella y escribir aquello que desees en otro archivo. Por otra parte, ha obtenido un gran número de descargas, por lo que es fácil que tu alrededor cuente con ella. También te dejará chatear y mantener videollamadas con otros usuarios. Aunque para usarlo de manera ilimitada deberás pagar la suscripción, porque si no, el tiempo de las reuniones, es limitado.

Herramientas de almacenaje de documentos

Tener una cuenta en una plataforma de almacenaje cumple varios objetivos: te permite compartir archivos de forma segura con el resto de los trabajadores y te asegura tener una copia de seguridad de los documentos de la empresa. Te damos algunas opciones para que cuentes con una de ellas.

  • Google Drive: Si lleva la firma Google es sinónimo de buen funcionamiento. Google Drive permite almacenar de forma centralizada todos los archivos. El espacio gratuito es de hasta 15 GB. Como beneficio tiene que está sincronizado con Gmail y cualquier archivo que se recibe en este tipo de correos se guarda automáticamente en el Drive. Además, permite la edición y creación de archivos desde la propia herramienta.
  • Mega: Comparte origen con la famosa plataforma Megaupload, pero su funcionalidad es totalmente diferente. Puedes utilizar esta plataforma hasta almacenar 50 GB de forma gratuita. Su interfaz es sencilla y también podrás subir archivos cifrados si lo que necesitas es seguridad a la hora de almacenar información.
  • Onedrive: Una vez más, Microsoft ha desarrollado una herramienta que ayuda a los trabajadores a mejorar su organización en el trabajo. Esta cuenta con un almacenamiento gratuito de 5GB. Como Google Drive, la aplicación permite editar y crear archivos de Excel, Word, Power Point y One Note. Además, como las anteriores, cuenta con una App para desde donde también podrás trabajar para organizar y compartir tus archivos.

El mundo de las herramientas de trabajo es muy amplio y sus funcionalidades muy variadas. Saber qué opciones tienes para aplicar las mejores tecnologías con tus empleados marcará la diferencia entre una jornada normal y una con dificultades. Por tanto, debes mantenerte informado para que tus empleados puedan trabajar con todas las comodidades que la empresa pueda ofrecerle.

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