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Teletrabajo

Teletrabajo: cómo implantarlo con éxito en tu empresa

Lectura: 5 min | 12 Mar 20

Trabajar a distancia es una opción a la que recurren cada vez más empresas. El marco empresarial está cambiando hacia un escenario de Digital Workplaces, espacios de trabajo digitales en los que la tecnología es el elemento clave. Sin embargo, no todas cuentan con las pautas y herramientas necesarias.

La alternativa del teletrabajo adquiere una importancia cada vez mayor en el entorno empresarial, especialmente en un momento de transición hacia un modelo de negocio más digitalizado. Esto nos obliga a replantearnos cómo de preparadas están nuestras compañías para que los empleados trabajen en remoto.

Según los últimos datos de Eurostat, la oficina de estadísticas de la Unión Europea, únicamente un 4,3% de los trabajadores españoles teletrabaja habitualmente. En línea con esta cifra, la media europea no mejora en exceso, pues alcanza solo el 5,2%.

Estamos viviendo una época en la que muchas compañías se topan con la necesidad de modificar sus procesos diarios y adaptarlos los nuevos requisitos digitales. Para lograr esto es preciso tener las claves tecnológicas que les permitan avanzar en esta dirección. La implantación del teletrabajo es, por tanto, una cuestión estratégica, que necesita de cierta pauta y progresión temporal. En ningún caso es una acción inmediata, ni tampoco debe plantearse como algo repentino.

Pautas teletrabajo

Pasos para impulsar el teletrabajo en tu empresa

Las múltiples opciones de conectividad de las que disponemos actualmente permiten que las compañías implanten el teletrabajo sin que se produzcan incidencias. Las redes de telecomunicaciones facilitan que todos los empleados estén interconectados entre sí, compartan información y almacenen documentos sin problemas. Pero la adecuada instauración del teletrabajo va más allá: trasciende a un plano de cultura empresarial. Por ello es recomendable seguir ciertas pautas para hacerlo de la forma más ordenada posible:

  • Redacta un plan de teletrabajo para tus empleados. En él puedes definir los objetivos, KPIs, los beneficios que aportará, los pasos que deben ir dando tus empleados, los recursos con los que cuentan, el soporte del que disponen, etc. Esto no solo te facilita una mayor implicación por parte de tu equipo, sino que también resolverás cualquier dudas que pueda surgir.
  • Utiliza herramientas y soluciones digitales en la nube para que tus trabajadores puedan acceder desde cualquier ubicación y dispositivo, compartiendo los archivos que necesiten para trabajar de manera normal.
  • Facilita los equipos informáticos que hagan falta: el teletrabajo no se entiende sin un ordenador. Por tanto, la empresa debe asegurarse de que todos los trabajadores tengan uno. Además, esos equipos deben tener instaladas todas las aplicaciones y herramientas tecnológicas que puedan necesitar como si estuvieran en la oficina.
  • Elabora un plan de contingencias y un sistema de soporte virtual para resolver los problemas en remoto y dar respuesta a las dudas de tus empleados.
  • Haz un simulacro de teletrabajo masivo para comprobar si tu empresa está realmente preparada. Esta práctica permite identificar si es una medida factible o si necesitas mejorar en algún punto concreto (ej. redes y conectividad, colaboración online entre equipos, conocimiento de herramientas digitales, equipos informáticos, etc.).
  • Realiza un seguimiento del plan de teletrabajo periódicamente. Enriquece la evaluación probando las herramientas, preguntando la opinión de los empleados, monitorizando los resultados, revisando la cantidad de incidencias, etc. Así podrás incluir mejoras progresivas que incrementen la productividad de tus trabajadores y, por tanto, de tu negocio.

5 ventajas del teletrabajo

Una cultura de trabajo a distancia supone importantes beneficios no solo a los propios trabajadores, sino también a las compañías.

  1. Conciliación

Trabajar desde casa supone, en primer lugar, un importante ahorro de tiempo en traslados. Especialmente en grandes ciudades como Madrid o Barcelona, donde el tiempo medio que los ciudadanos emplean en desplazarse a su puesto de trabajo es de una hora diaria aproximadamente. Además, el teletrabajo fomenta una organización del tiempo más adecuada a las necesidades de cada cliente. Esta flexibilidad permite que el trabajador autogestione su tiempo de forma más eficiente y pueda, por tanto, conciliar su vida laboral y familiar más fácilmente.

2. Disminución del absentismo laboral

El estudio que elabora anualmente Adecco en esta materia desprende que las empresas que implantan la fórmula del teletrabajo reducen el absentismo laboral en un 30% aproximadamente. La sensación de flexibilidad laboral redunda en una productividad más alta y, por tanto, mayor es la satisfacción profesional de los trabajadores, lo que les supone una motivación para trabajar.

3. Aumento del rendimiento y de la productividad 

Un estudio elaborado por Cisco revela que el teletrabajo puede incrementar la productividad en un 23%. Sin embargo, cabe destacar que gran parte del éxito del teletrabajo reside en la autodisciplina de cada empleado y en la responsabilidad que adquieran. Otro de los factores que puede contribuir a mejorar los resultados es la percepción psicológica que transmite el teletrabajo. Desarrollar la actividad laboral desde casa reduce la sensación de obligación que genera el hecho de ir a una oficina en un horario más rígido, lo cual hace que al empleado le resulte más llevadero sacar el trabajo adelante.

Así lo comprobó Ctrip, una de las principales agencias de viajes de China, que realizó un piloto de teletrabajo para medir la rentabilidad. El resultado fue satisfactorio: la productividad se incrementó un 20%.

         4. Ahorro de costes

Dejar de utilizar temporalmente una oficina supone un claro ahorro económico. Por un lado las empresas recortarían los gastos fijos derivados del propio local (alquiler de oficina, luz, mantenimiento, etc.). Por otro, los empleados evitarían incurrir en gastos como los desplazamientos, las dietas o los cafés de media mañana.

5. Digitalización e implementación tecnológica

El desarrollo digital se ha convertido en un elemento básico de las compañías, especialmente en el caso de las grandes empresas. Según el Observatorio Vodafone de la Empresa, más del 90% de ellas han invertido en digitalización durante los dos últimos años. Implantar el teletrabajo requiere un cierto nivel de conectividad para lograr que todos los dispositivos puedan estar interconectados entre sí de forma segura.

 

 Herramientas colaborativas para facilitar el teletrabajo

Queda de manifiesto que trabajar a distancia reporta importantes ventajas tanto a la empresa como a los propios trabajadores. La siguiente cuestión es cuáles son los recursos más óptimos para facilitarlo. Hoy en día existen multitud de herramientas que podemos utilizar. La consultora Opinno ha elaborado un informe en el que las clasifica en seis categorías:

  • Gestión del equipo: plataformas mediante las que organizar el trabajo del equipo y que permitan realizar un seguimiento de las tareas más exhaustivo. Trello, Teamdeck o Epicflow son algunas de ellas.
  • Comunicación: métodos para poder hacer videoconferencias y reuniones telemáticamente. Como ejemplos destacamos Zoom, Meet o Slack, entre otras.
  • Ejecución de tareas: espacios de trabajo colaborativo en el que los diferentes miembros puedan reportar el estado de cada actividad y compartir documentos. Asana, Jira Software o Google Suite cumplen esta función.
  • Transmisión de conocimiento: repositorios donde almacenar información común. Google Drive, Dropbox o One Drive son las más habituales.
  • Sesiones de trabajo grupales: herramientas para organizar workshops de trabajo, debates o sesiones múltiples. Conceptboard o Mural son recomendables.
  • Formaciones: plataformas que permiten impartir formaciones online y asistir a las mismas. ClickMeeting, Crowdcast o GoToWebinar son algunos ejemplos.

Las soluciones de conectividad y movilidad laboral repercuten positivamente en las empresas, pero eso no significa que no pueda haber inconvenientes puntuales. El objetivo de las grandes compañías debe ir dirigido a superar los obstáculos e implantar el teletrabajo. Para ello es fundamental hacerlo desde un punto de vista de cultura corporativa y conseguir que los trabajadores lo interioricen de forma individual. Solo así será viable minimizar los inconvenientes y potenciar los beneficios.

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