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Factura electrónica

UBL: estándar de facturación electrónica en las Administraciones Públicas

Lectura: 3 min | 27 May 19

La digitalización de las Administraciones Públicas es una realidad de calado nacional, pero también supranacional. Un buen ejemplo es la obligatoriedad que, desde el pasado 18 de abril, tienen las Administraciones Públicas de la UE de recibir y procesar facturas electrónicas en sus operaciones B2G utilizando un formato común. Te damos todos los detalles sobre el nuevo estándar y su adaptación.

La legislación y la digitalización tienen una relación más estrecha y dilatada en el tiempo de lo que a priori pudiera pensarse. Son varias las ocasiones en las que, de hecho, las leyes han sido fundamentales para el desarrollo de innovaciones y soluciones digitales. Los ejemplos son numerosos:

  • Las leyes de protección de datos, como la LOPD o el RGPD, han provocado la aparición de expertos y soluciones para el cumplimiento de las normativas y para garantizar la protección de la información personal
  • La Estrategia Nacional de Ciberseguridad ha obligado a la Administración a contar con el personal y la tecnología suficientes para garantizar la seguridad de los activos digitales públicos y la protección del ciudadano
  • La Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común ha establecido cómo debe ser la relación entre las Administraciones Públicas y los ciudadanos a través de medios electrónicos, fijando formatos digitales para el contacto como la firma, el sello o el certificado electrónico.

Ahora, la facturación electrónica también se ve beneficiada por el “espaldarazo” de la Administración. En este caso, de la Unión Europea.

UBL, estándar europeo en facturación electrónica

Desde el pasado 18 de abril, las empresas europeas que facturen a los entes públicos (relaciones B2G – Business to Government) deben utilizar el nuevo estándar comunitario de facturación electrónica, denominado UBL. Esto implica que las Administraciones deberán disponer de los medios y la tecnología necesaria para recibir y procesar facturas electrónicas en este formato.

En otras palabras, los sistemas de información públicos deben estar adaptados a este lenguaje. Y, las facturas recibidas, para poder ser tramitadas y dar el consentimiento, deberán también seguir el estándar. La Comisión Europea lo explica en este enlace. Un punto importante: por el momento, la norma no aplica a los ayuntamientos, sino a las administraciones de niveles superiores.

Factura electrónica quote1

El objetivo principal de esta normativa es agilizar, y especialmente simplificar, las relaciones comerciales entre la Administración y las empresas en toda la UE. Hasta el momento existía multiplicidad de formatos, lo que dificultaba enormemente las transmisiones electrónicas. Por ejemplo, Bélgica, Suecia o Noruega utilizaban el estándar PEPPOL-BIS, mientras que Grecia trabajaba con ESIDIS, Finlandia con Finvoice 2.01 y España con Facturae.

Características y requerimientos del estándar UBL

Cuando hablamos de formato de la factura electrónica, lo hacemos en una doble vertiente: estructura del fichero y contenido legal.

Como hemos apuntado, desde el 18 de abril cualquier proveedor que envíe a las Administraciones europeas una factura electrónica debe hacerlo en UBL. Así, esta contará con unos datos comunes que podrán ser leídos por los programas o soluciones de la Administración.

Pero, ¿qué es exactamente el formato UBL? Significa Universal Business Language. Esto es, un lenguaje de negocios universal. Se creó a finales de los años noventa con la meta de automatizar el intercambio de información financiera. Utilizando, para ello, el lenguaje XML en documentos electrónicos tales como las facturas de compra.

UBL: Universal Business Language

Este lenguaje simplificará enormemente el trabajo de las instituciones comunitarias a la hora de recibir y procesar facturas electrónicas. Todas deberán contar con una estructura de datos compartida, con unos campos obligatorios y otros opcionales que tendrán que figurar en toda factura.

Ventajas de la factura electrónica

En la práctica, UBL en particular y la factura electrónica en general permitirán que instituciones y empresas se comuniquen entre sí con un mismo lenguaje. Entre sus ventajas se encuentran, además, las siguientes:

  • Ahorro de costes, por la desaparición del papel en los procesos de facturación
  • Eficiencia: reducción de facturas erróneas e incidencias por la automatización. Como consecuencia, menor tiempo que los profesionales deben dedicar a subsanarlas
  • Simplificación de los procesos administrativos
  • Seguridad, transparencia y reducción del fraude

Por último, te recomendamos acceder a FACe, el Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado. Este portal permite que las entidades públicas adheridas reciban de sus proveedores las facturas electrónicas en el formato adecuado. El sistema remite directamente la factura al organismo destinatario, por lo que se trata de una relación win-win: un envío más simple para los proveedores y una recepción en el formato adecuado para las Administraciones, que no deben preocuparse de que los comprobantes electrónicos estén realizados en un estándar no válido.

Actualmente son más de 8000 las entidades públicas adheridas a FACe, que les permite descargar y gestionar las facturas recibidas, además de notificar al proveedor su estado de tramitación. Sin duda, una forma simplificada de agilizar la adaptación a UBL, ahorrar tiempo y evitar incidencias.

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