[wpdreams_ajaxsearchlite]

5 ventajas de la facturación electrónica

Lectura: 3 min | 4 Sep 17

Hasta hace relativamente poco, el proceso de facturación era siempre una tarea tediosa y manual que requería de gran esfuerzo y dedicación, en tiempo y recursos, obligando en muchas ocasiones al empresario o trabajador a desatender algunas de las tareas del día a día para completar este tipo de gestión.

Esto ocurría así porque, a diferencia de otros procesos laborales, las alternativas de automatización en lo que a facturación se refiere eran escasas. Sin embargo, en los últimos años los avances han sido considerables y los primeros resultados de ahorro y mejora de la productividad comienzan a hacerse notar.

Como prueba de la conveniencia de la facturación electrónica frente al papel, AMETIC (la patronal de las tecnológicas en España), ha indicado en un informe que el ahorro utilizando esta técnica, considerando tanto el envío como la recepción, asciende hasta los 7,76 euros por cada factura.

En esta línea, la implantación de la factura electrónica entre los Autónomos y Pymes españolas tiene también una vocación de transparencia con respecto a las autoridades. Y es que, como sabrás, ya ha entrado en vigor el SII, nuevo sistema para declarar el IVA y por el que los negocios escogidos deben presentar las facturas a los pocos días de que se generen. Este proceso se está adoptando por fases y por el momento no es obligatorio para la mayoría, pero conviene estar preparado y conocerlo para que el cambio no bloquee tu labor de administración.

En cualquier caso, la tendencia es clara, ya que los beneficios son evidentes e inmediatos. Adaptarse a todas las posibilidades y funcionalidades que brindan las nuevas tecnologías ha pasado de ser una opción a una obligación si no se quiere perder capacidad competitiva frente a otros del sector.

Los beneficios de la factura electrónica

Las ventajas que se derivan de digitalizar toda la gestión de facturas, tanto en tu relación con tus clientes como con la Administración, son múltiples. A continuación, algunas de las más relevantes:

  1. Ahorro y eficiencia. Y es que el ahorro comienza en el momento uno, ya que las facturas ni se imprimen, ni se envían, ni se almacenan ni se destruyen físicamente. Todo está digitalizado y con una simple conexión a Internet es posible realizar todos los trámites a coste cero.
  2. Comunicación instantánea. Que los autónomos y pequeños empresarios puedan comunicar sus facturas en tiempo real, cumpliendo todos los estándares legales y pudiendo ejecutar el pago contra-factura en el momento, dota de agilidad y versatilidad a tu negocio, acortando los plazos de tramitación y, por lo tanto, el cobro.
  3. Protección contra el fraude. Igual que con la proliferación de tarjetas de crédito o apps de pago con el móvil se reduce el fraude por la menor circulación de dinero físico, lo mismo ocurre con las facturas electrónicas: es mucho más sencillo seguir la pista a una operación que genera un rastro digital que a otra que se realiza físicamente.
  4. Optimización de la organización. Al estar todos los archivos digitalizados, el acceso y la consulta se hacen más sencillos y rápidos. Olvidarse de grandes archivadores con facturas que ocupan el lugar de trabajo no tiene precio. Además, según un informe presentado por TBS, un empleado de una empresa que no está actualizada al paperless -sin papel, con todos sus archivos digitalizados- desperdicia hasta 600 horas al año buscando documentos.
  5. Seguridad. Tener un control total sobre todos los archivos posibilita la instalación de un sistema de seguridad digital con acceso bajo autenticación con credenciales digitales, su cifrado y la realización de envíos seguros. Además, con servicios de copia de seguridad en la nube, las Pymes y los autónomos quedan totalmente protegidos ante cualquier intromisión o pérdida documental.
  6. Personalización. Herramientas online como Canva permiten diseñar de forma personalizada cada documento en función del cliente de que se trate. Además, este recurso ofrece la posibilidad de enviar directamente por correo electrónico las facturas diseñadas a los clientes.

La facturación digital es, por todas estas razones, un paso adelante en la mejora de la productividad empresarial y en la automatización de procesos.

Suscríbete a nuestra Newsletter y recibe los artículos en tu email.